どうしてカスタマインでは「レコード削除」ができないの？

公開日：

こんにちは、カスタマーリレーションチームのゆっこです。

gusuku Customine（以下、カスタマイン）をご利用/ご検討いただいているお客さんとお話ししていると、よくご質問いただくことがあります。

それが、
「レコードを削除するカスタマイズは作れないんですか？」
 というものです。

テストで作ったまま放置しているレコードや、案件が終わり不要になったレコードが溜まっていくことがありますよね。そうなると「このレコード、もう消したいな」と思うことはごく自然です。ですから、この質問が出てくるのは全く珍しいことではありません。

ですが、実はカスタマインでは レコードそのものを削除するカスタマイズは提供していません。
これだけを聞くと、「え、できること400種類以上あるのにこれはできないの？」と思われるかもしれません。
でも安心してください。これは“できない”ではなく、“あえてそうしている”という話なのです。

今日は、その理由とレコード削除の代替案、そして私たちがサービスを提供するうえでどんなことを大切にしているのかについてをお話ししようと思います🌸　

■ なぜカスタマインでは「レコード削除」を提供していないのか

まず、「削除ができない」というよりも、
“削除できないようにしている”
という表現のほうが正確です。

その理由は、とてもシンプル。

一度削除したレコードは、基本的に戻せないからです。

kintone の仕様※では、削除したレコードをレコード単位で復元することはできません。
「アプリの復元」という機能はありますが、それにもいくつかの制約があります。
たとえば、復元できる期間が決まっていたり、復元できるユーザー（権限）が限られていたり、そもそもアプリ全体が巻き戻ってしまうため、関係のないデータまで影響を受けてしまいます。

つまり、「削除したあとに必要なデータだった」と気づいても、元に戻すためのハードルはかなり高いのです。

そしてカスタマインはノーコードツールということもあり、専門知識のない方でも簡単に操作できます。
もしそこにワンクリックで大量のレコードを削除できるボタンがあったとしたら……
ほんの少しの誤操作で、何年分もの重要なデータが失われてしまう可能性すらあります。

だからこそカスタマインでは、レコード削除という“データが戻らなくなる行為”を安易にできてしまう仕組みをあえて提供していません。

私たちは「便利であること」だけでなく、
「日々安心して業務を続けられること」
をとても大切にしています。

その考え方が、この仕様に反映されているのです。

※kintoneの仕様については下記ページをご確認ください
・誤って削除したレコードを復旧できますか？
　https://jp.cybozu.help/k/ja/trouble_shooting/app_qa/restore_record.html
・削除したアプリを復旧する
　https://jp.cybozu.help/k/ja/id/04016.html 

■ 「削除したい」という気持ちはとっても分かる…！

ここまで読むと、
「でも削除したいときはあるんですよ……」と感じる方もいらっしゃると思います。

  • 終わった案件情報が大量に残っていて見づらい
  • 入力ミスのデータを消したい

などなど、どれもよくあるご相談です💭

そこで私たちは、「削除はできません」と切り捨ててしまうのではなく、
『安全性を保ちながらも“削除に近い状態”を作る方法』をご案内しています。

その考え方が、「消す」のではなく「普段は見えなくする」という運用です。

■ レコードを“見えなくする”という選択肢

難しい仕組みではありません。
kintone の基本機能「閲覧権限」や「一覧画面の絞り込み設定」とカスタマイズを組み合わせて簡単に実現できます🎉

具体的には、レコードに「普段は表示しない」ためのチェック欄をつくり、そのチェックが付いたレコードは閲覧できないようにkintone側で設定します。そして見せたくない（削除したい）タイミングでそのチェック欄にチェックを付けるカスタマイズを設定します。

こうすると、レコード自体は残っているのに画面上には表示されなくなり、“削除されたような状態”になります。
（そして、必要な時には簡単に”戻す”ことができます！）

詳しいカスタマイズの設定方法はサポートサイト記事
【レコードを削除するカスタマイズはできますか？】にてご紹介しています。
https://support.gusuku.io/ja-JP/support/solutions/articles/36000130644 

※本画像はサポートサイト記事から抜粋

⭐おまけ
サポートサイト記事では一覧画面から複数レコードを選択し、一括で非表示にする方法をご紹介しています。
ただ、カスタマインは柔軟に条件を変更いただけるため、他にも下記のようなタイミングでも可能です。

  • 詳細画面に「削除扱いにする」ボタンを作る
  • 特定のステータスになったら自動で非表示にする
  • 指定のユーザー/組織のメンバーの時のみボタンを表示する　など

ぜひ業務にあわせてカスタマイズを作成してください！

■業務を安全に続けていただくために

レコード削除ができないと聞くと、最初は驚かれるかもしれません。
でも、その裏には「安心して業務を続けてほしい」という明確な意図があります。

「完全に消すべきデータ」ではなく、
「普段の画面から消えていれば十分なデータ」のほうが圧倒的に多くないですか？
ぜひこの運用をご検討いただけると嬉しいです！

📯カスタマインをお試しされたい方へ📯
フリープラン（無料お試し）ご登録方法はこちら
https://support.gusuku.io/ja-JP/support/solutions/articles/36000036870 

私たちはこれからも、お客さんが安全に、そして快適に業務を続けられるようにサービスを提供していきます^^

　

投稿者プロフィール

アバター画像
ゆっこ
"Customer Success/Inside Sales
主にgusuku Customineをご利用中のお客様向けサポートを行っています。"

関連投稿:

AIとJSON読み取りでいい感じの活用を考えてみた Excel出力で条件付き書式設定をいろいろ試しました 狩猟ギルドの在庫管理　その９〜集計用アプリと集計処理を見直そう〜