kintoneのワークフロー活用事例6選｜プロセス管理・承認フローの課題解決ポイント

「kintoneで稟議のワークフローを効率化したい」「複雑な承認ルートも仕組み化できるのか知りたい」そんな方に向けて、kintoneでワークフローの課題を解決した企業の事例をご紹介します。業界はさまざまですが、共通しているのは「複雑な承認ルートを、誰でも迷わず回せる仕組みに変えている」という点です。ノーコードツール「gusuku Customine（カスタマイン）」や、伴走型のシステム開発サービス「キミノマホロ」を活用し、業務に合ったワークフローを実現しています。

kintoneのワークフロー・プロセス管理でよくある課題

kintoneでワークフローの効率化を検討している企業の多くは、次のような悩みを抱えています。

• 複雑な承認ルート：申請内容や金額、拠点によって承認者が変わり、kintoneの基本機能のプロセス管理だけでは対応しきれない
• 紙・Excel運用からの脱却：稟議書や申請書を紙で作成し、印刷・押印・郵送に時間がかかっている
• 進捗のブラックボックス化：申請が今どの承認者で止まっているか分からず、催促や問い合わせが発生している
• 属人化・差し戻しの多発：入力ルールが定まっておらず担当者によって申請内容にばらつきが生じ、差し戻しが頻発する

これらの課題を「ノーコード」でいかに乗り越えたのか、具体的な成功事例を見ていきましょう。

企業名	業種	抱えていた課題	kintoneで解決したこと
株式会社武田コーポレーション様	卸売業・小売業	【稟議】独自の複雑な承認フローを基本機能だけでは実現できない	カスタマイン×コラボフローで役割分担した承認フローに刷新
因幡電機産業株式会社様	卸売業・小売業	【返品承認】4枚複写の紙帳票で回覧し、引き取りまで最長1週間	承認ステップ図で進行状況を可視化しペーパーレス化返品承認
パーソルワークスデザイン株式会社様	サービス業（他に分類されないもの）	【社内申請】何を書けばよいか分からず差し戻しが頻発	伴走支援を受けて、ワークフローアプリ35個を内製、差し戻しが1/3に減少
ジヤトコ株式会社様	製造業	【品質管理】老朽化した市場不具合管理システム（ExpressⅣ）の保守期限切れ	カスタマインで複雑な差し戻しルートを再現しリプレース
株式会社星野リゾート様	宿泊業・飲食サービス業	【全社ワークフロー】40施設で277種類のワークフローが乱立	コラボフロー連携でkintoneに集約、短期間でコスト削減も実現
株式会社トップス様	製造業	【決裁書】紙の決裁書入力に週15時間、決裁まで1〜2週間	決裁データを後工程に自動反映し、決裁を1〜2日に短縮

1.【卸売業・小売業】株式会社武田コーポレーション様のkintone活用事例

〜4万点の雑貨を扱う輸入卸がカスタマイン×コラボフローで独自承認フロー対応の業務システムに刷新〜

• 抱えていた課題

前任者が自作したグループウェアを10年以上使っていた同社では、外部公開用ホームページと同じサーバーで運用するなどセキュリティリスクを抱えていました。kintoneへの刷新を機に、特に「稟議」の複雑さが課題として浮上します。商品を仕入れるかどうかを決める稟議業務には、プロセスの差し戻しや一括承認、エビデンスを修正できない形で残したいといった要件があり、kintoneの基本機能であるプロセス管理だけでは対応しきれませんでした。

• kintone×カスタマインでの解決策

外部のワークフローシステム「コラボフロー」を導入し、カスタマインで連携。コラボフロー上の文書作成・承認処理をカスタマインが呼び出し、承認結果をそのままkintoneに戻す仕組みを構築しました。担当者レベルの確認はkintoneのプロセス管理、経営層の決裁はコラボフローと役割を分担しました。商品情報はkintone側で一元管理できるようにしています。

• 導入効果

カスタマインでコラボフローとkintoneを連携させたことで、これまで発生していた情報の二重入力が不要になりました。決裁が下りたことがそのままトリガーとなって次の業務が進んでいくため、スムーズに仕事を進められるようになっています。あわせて、kintoneのポータル画面にコラボフローの申請一覧を表示する運用に変えたことで、申請・承認の見逃しもなくなりました。

2.【卸売業・小売業】因幡電機産業株式会社様のkintone活用事例

〜超複雑な返品フローをkintone×gusuku Customineでアプリ化してペーパーレス化を実現〜

• 抱えていた課題

電設資材の卸売業を手がける同社は、1円に満たない商品から100万円を超える商品まで多種多様な商品を扱っており、返品処理もそれぞれ内容が異なる、複雑なプロセス管理が必要でした。返品が発生するたびに営業担当が4枚複写の紙帳票を作成し、社内便で物流部門に転送。各工程に1〜3日かかり、引き取りまで最長1週間を要することもありました。加えて値引きや価格訂正の際は、A4の紙に手書きで理由を記入し、上長の押印を得るプロセスも発生。あまりに複雑なため、意味を理解しないまま、あやふやに処理している若手社員も少なくありませんでした。

• kintone×カスタマインでの解決策

プロセス管理の進行状況を、カスタマインの「承認ステップ図」機能で可視化し、返品依頼が今どこで止まっているか一目でわかるようになりました。また、フィールドに吹き出しで説明を表示する機能を使い、「なぜこの処理が必要か」を可視化。返品依頼アプリでは、申請者が誤ってレコードを削除できないよう制限し、削除が必要な場合は専用の「レコード削除依頼」アプリで対応する仕組みも整えました。値引き・価格訂正の申請や週報の提出もkintone化し、紙のやり取りをなくしています。

• 導入効果

返品フローで使っていた紙代は年間400万円ほどかかっていましたが、ペーパーレス化によってゼロになりました。吹き出しで処理の意味を可視化したことで、あやふやなまま処理していた若手社員にも「今までやっていた処理にはこんな意味があったのか」という気づきがありました。「レコード削除依頼」アプリには、リリース初日から50件もの申請が届き、現場のニーズの高さを裏付けました。

3.【サービス業（他に分類されないもの）】パーソルワークスデザイン株式会社様のkintone活用事例

〜マニュアル無しでも1,000人が迷わない！1人の開発者が6ヶ月で35個もの「使いやすいワークフロー」を完成〜

• 抱えていた課題

BPO事業を展開する同社では、当時使っていたワークフローシステムの改修に時間とコストがかかり、現場も操作に苦労していました。kintoneへの移行を検討する中で、一括承認・代理承認・引き戻しといった特殊な処理を実現するにはJavaScriptの記述が必要だと分かり、開発の難易度が課題になっていました。また、申請フォームによっては何を書けばよいか分かりにくく、差し戻しが頻発していました。

• kintone×キミノマホロでの解決策

カスタマインを使って自社の開発者が内製を進める一方、リリース前にはアールスリーの「アドバイザリーサービス」でアプリの第三者チェックを受け、以降の開発でも技術調査などを依頼しながら進めました。カスタマインの「吹き出し」機能でフィールドに説明を表示し、申請ごとに入力すべき項目を自動で呼び出す仕組みを構築。指定の添付書類がある場合は雛形へのリンクも設置しました。こうした積み重ねにより、1人の開発者が半年で35種類のワークフローアプリを完成させました。

• 導入効果

入力すべき項目が明確になったことで、差し戻しが1/3に減少しました。最初の5アプリ以降は3ヶ月で30個を開発しており、このスピードはプログラム不要のカスタマインによるものです。リリース後のアプリ修正も、内容によっては10分ほどで完了するようになりました。各部門からは「分かりやすくなった、使いやすくなった」という声が寄せられており、経営層から一般層まで全員が満足できるシステムを短期間で実現できた点も、大きな成果です。

4.【製造業】ジヤトコ株式会社様のkintone活用事例

〜入社1年目の若手社員が急成長したリプレースプロジェクト。アールスリーほど「同じ目線に立って開発を進めてくれた」開発陣は他にいない〜

• 抱えていた課題

自動車用オートマチックトランスミッションなどを手がける同社は、社内システムの基盤をkintoneに統一する方針を掲げていました。ただし、市場の製品不具合を調査・対策する工程管理システム「ExpressⅣ」を運用するコーポレート品質保証部門は、老朽化に伴うリプレースにあたり、スクラッチ開発やパッケージカスタマイズで作り込んできた複雑なワークフローを、kintoneで再現できるのか懐疑的でした。

• kintone×キミノマホロでの解決策

kintone基盤化を推進するデジタルソリューション部が中心となり、外部委託とは異なる「一緒にkintoneアプリを作る」開発支援サービスとして、カスタマインの開発元であるアールスリーに開発協力を依頼。既存システムの要件をもとにアプリ構成図とサンプルアプリを作成し、詳細をカスタマイズしました。kintoneの基本機能であるプロセス管理だけでは複雑な画面を作れないため、ステータスを進める・差し戻すボタンや申送りコメントの自動記録といった機能をカスタマインで実現。開発後は品質保証部門へのスキルトランスファーも行いました。

• 導入効果

旧システムに近い機能がkintoneで実現されているのを目の当たりにし、当初は懐疑的だった品質保証部門も納得しました。通常なら基本設計・詳細設計に2〜3ヶ月ほどかかるところ、今回はサンプルアプリが1週間ほどで完成。修正依頼への対応も数分から数時間で終わることが多く、これまで付き合ってきたベンダーとは違うスピード感を実感しました。

5.【宿泊業・飲食サービス業】株式会社星野リゾート様のkintone活用事例

〜コロナ禍での緊急ミッション！情報処理費を短期間で削減するためにgusuku Customineとコラボフローを導入した〜

• 抱えていた課題

ホテル・旅館事業を展開する同社は、コロナ禍による売上減少を受けて代表が「18ヶ月のサバイバルモード」を宣言し、情報処理費の削減に着手しました。優先度が高かったのが全国40施設で運用されていた277種類ものワークフローで、これをkintoneに集約できれば大きなコスト削減になると考え、移行プロジェクトが始まりました。同社は組織が複雑で、申請者や所属会社によって承認者が変わり、施設の総支配人が承認した後にエリア担当者が処理するケースも多く、kintoneのプロセス管理だけで無理に作るとメンテナンスが大変になるという課題がありました。

• kintone×カスタマインでの解決策

まずワークフローを棚卸しし、不要なものを削除、共通化できるものは共通化して277個から102個にまとめました。複雑な承認ルートには、kintoneの基本機能ではなく外部ワークフローシステム「コラボフロー」を導入。これをノーコードでkintoneと連携させるため、カスタマインを採用しました。カスタマインを使い、複雑な承認者情報をkintone側に自動で表示したり、承認後の画面更新を自動化したりと、細かな使い勝手までノーコードで作り込んでいます。

• 導入効果

当初は半年以上かけて移行する計画でしたが、号令を受けて前倒しし、正味1ヶ月半ほどで全社のワークフロー移行を完了させました。元のワークフローシステムを解約でき、コストダウンにつながりました。この開発を外部のシステム会社に発注していた場合、200〜300万円ほどかかっていたと見られ、そのコストも削減できました。

6.【製造業】株式会社トップス様のkintone活用事例

〜業務内容を正確に洗い出して、それにマッチしたものを作り出してくれるのがアールスリーさんです〜

• 抱えていた課題

アニメやゲームなどのグッズをOEMで企画・製造する同社では、販売管理システムの保守切れをきっかけにリプレースを検討していました。旧システムは総務部でしか操作できず、営業がExcelで作成した「決裁書」の内容を、総務部が手入力する運用になっていました。決裁書は紙で総務に届き、多いときには1日3〜4時間、週15時間ほどが入力作業に取られていました。決裁には営業・生産管理・役員・社長の承認が必要で、決裁までに1〜2週間かかることも珍しくなく、決裁者が出張中は滞ってしまうこともありました。

• kintone×キミノマホロでの解決策

複数の開発会社を比較検討した末、業務内容を丁寧にヒアリングしてくれたアールスリーに開発を依頼。「決裁書アプリ」と、販売管理を行う「受注アプリ」「発注アプリ」「請求アプリ」の4つを構築しました。営業が決裁書アプリに情報を登録し総務部が処理すると受注IDが発番され、そのデータが発注・請求・支払いなど後工程の稟議書類にそのままコピーされる仕組みです。開発にはカスタマインを活用しており、開発途中に出てきた「明細をコピーする機能」などの細かな要望も、その場で反映しました。

• 導入効果

決裁書の入力作業がゼロになり、これまで週15時間ほどかかっていた総務の負担がなくなりました。決裁のスピードも上がり、以前は1〜2週間かかっていた決裁が1〜2日で完了するようになっています。紙の書類も不要になり、以前は週5人ほどいた回覧書類を探し回る人もゼロになりました。

kintoneワークフロー・プロセス管理事例に共通する成功のポイント

①複雑な承認ルートは、外部ワークフローシステムと連携させて実現する

組織や商品によって承認者が変わるなど、承認ルートが複雑な場合、kintoneのプロセス管理だけで無理に作ろうとするとメンテナンスが大変になります。武田コーポレーション様や星野リゾート様では、外部のワークフローシステム「コラボフロー」を導入し、カスタマインでkintoneと連携させることで、複雑な承認ルートにも柔軟に対応しました。

②kintoneの基本機能でできない「見た目」や「操作性」をカスタマインで再現する

老朽化した旧システムに近い操作感を求められるケースも少なくありません。ジヤトコ様では、ステータスを進める・差し戻すボタンや申送りコメントの自動記録といった複雑なUIを、因幡電機産業様では、承認ステップ図や吹き出しによる可視化を、それぞれカスタマインで実現しています。

③一度の入力で、後工程まですべてデータを流用する仕組みを作る

承認や決裁の情報を、その都度転記しているようでは効率化になりません。トップス様では、決裁書アプリに入力した情報が受注・発注・請求の各アプリに自動でコピーされる仕組みを、武田コーポレーション様では、コラボフローとkintoneを連携させることで二重入力をなくす仕組みを構築しています。

④現場が迷わず使える工夫を積み重ね、マニュアル不要のシステムを目指す

ワークフローは全社員が使うからこそ、マニュアルなしで直感的に使えることが重要です。パーソルワークスデザイン様では、入力すべき項目を自動で呼び出す仕組みで差し戻しを1/3に減らし、因幡電機産業様でも、フィールドに吹き出しで説明を表示することで、あやふやなまま処理していた若手社員にも業務の意味を伝えられるようになりました。

今回ご紹介した6社は、業種も課題の内容もそれぞれ異なりますが、いずれも「複雑な承認ルートを、誰でも迷わず回せる仕組みに変えている」という共通点がありました。外部ワークフローシステムと連携させる、kintoneの基本機能でできない見た目や操作性をカスタマインで補う、一度の入力で後工程までデータを流用する、現場が迷わず使える工夫を重ねる。この4つのポイントは、業種を問わずワークフロー・プロセス管理に取り組む際のヒントになるはずです。

ご紹介したのは稟議や社内申請、決裁書といったワークフローが中心ですが、同じ考え方は経費精算や勤怠申請など、承認を伴うさまざまな業務に応用できます。自社で承認に時間がかかっている業務があれば、ぜひ仕組み化を検討してみてください。

kintoneと組み合わせることで、ワークフローをはじめとした業務改善の幅を大きく広げられる「カスタマイン」。気になった方は、ぜひ下記もあわせてご覧ください。

一方、専門性の高い開発やプロとの二人三脚を求めている方には、「キミノマホロ」がkintoneに関するお悩みを無料で何でも相談に乗ります。システム開発から伴走支援まで、まずはお気軽にご相談ください。