この記事では、kintoneをこれから導入しようと考えている方、あるいはkintoneを導入したはいいけど、これからどうやって社内に浸透させていけばいいか悩んでいる方に向けて、ハマりポイントとそれを回避するために我々のようなプロがどのような貢献ができるかについて解説したいと思います。
kintoneで躓く前に躓いているケース
「kintoneを使った業務改善の成功事例がいっぱい出ているし、うちも入れたら業務が楽になるんじゃないか？」そう考えて、kintoneのお試しを開始したり、お試し30日が終わったあとにとりあえず契約してみたという方もたくさんいらっしゃるかと思います。
kintoneはとても便利なツールですが、kintone自体が業務改善をしてくれるわけではありません。kintoneはあくまで道具です。いい包丁と鍋を買ったからといって、自然においしい料理ができることはないのと同じです。
kintone初心者の方がハマりやすいのは、この「kintoneを入れればなんとかなる」と思ってしまうところです。「自分はそんな甘いことは考えていない」という方も多いと思いますが、次のポイントを押さえていかないとkintoneで躓く前に躓いてしまいます。
- 自分たちの業務を誰がいつ何をやっているかを書き出せるくらい理解しているか？
- 自分たちの業務のどこがボトルネックになっているかわかっているか？
- 業務改善で何を目指すのかが明確に定義されているか？
- 定義したゴールに向かってどうkintoneで改善するのかイメージはあるか？
もちろん最初からこれらのすべてが完全に揃っている必要はありませんが、これらのすべてについてのたたき台がないことには最初から躓いているといってもいいでしょう。
このあたりのやり方については、こちらのコラム記事「kintone(キントーン)のはじめかた(1) 業務改善の基礎」で解説をしていますので、ぜひご覧ください。
kintoneでの躓きポイント
なんとか上の4つは定義して、いざkintone！となりますが、ここでも躓きポイントがあります。
データベースとしてのkintoneの特性を理解する
以前公開したコラム記事「データベースとしてのkintone(キントーン)」で詳細を説明していますが、kintoneはデータベースとして見た場合、これまでのデータベースと言われるものとは異なる独特の特性があります。
アプリの捉え方を理解する
「kintone(キントーン)のはじめかた(2) キントーンアプリの作り方」で詳細を説明していますが、kintoneアプリを作る上で押さえておくべきポイントがあります。ここを押さえておかないと、将来業務の変化に合わせてアプリを成長させていくときに、うまく改良できないということが起こりえます。
フィールドタイプを理解する
kintoneには様々なフィールドタイプがあります。それぞれ特徴があり、限界があります。これを正しく理解しておくことがとても大切です。一度フィールドを作ってしまうとあとから変更するのは大変で、場合によっては不可能というケースもあります。フィールドタイプの決定は慎重に行いましょう。
コラムの「kintone(キントーン)のフィールドタイプ別解説「文字列(1行)」」シリーズで、各フィールドタイプの特徴を解説していますので、ぜひご覧ください。
kintone初心者の方に、プロができること
「では、これまであげた躓きポイントを回避してやってきましょう！」と言われても、途方に暮れる方もいらっしゃると思います。そこで我々プロの出番です。
プロのお手伝いの仕方には2つあります。
- すべてをお任せでやってもらう
- 基本的に自分でやるが、うまくやれるように誘導してもらう
弊社アールスリーはどちらでも対応可能ですが、弊社のgusuku Boostoneでは、2つ目の方法でサポートをしています。
gusuku Boostoneでは、上の躓きポイントをうまく回避できるようにアドバイスを行います。ただし、このとき完全に安全に進めるようにレールを敷いてしまうと学習にならず、弊社サポートなしではアプリ開発できなくなってしまう可能性があるため、gusuku Boostoneでは弊社ご提供する時間に制限を設けることにより、完全な手取り足取りにならない範囲でアドバイスを行うがポイントです。その方が費用も抑えられます。
ある程度、自分で躓く経験をしていただくことで、躓きポイントの理解も進みます。
アドバイスの実際の例をいくつか見てみましょう。
やりとり例1
kintoneは削除したデータを元に戻すことができません。とはいえ、意図せず削除してしまう事故がないとも限らないため、このようにどうするべきなのかという質問のやりとりです。
やりとり例2
テーブルにするか関連レコードにするか、悩ましいところですよね。そのあたりも要件に応じてご相談を受けて回答できます。
kintone導入の加速にはプロの伴走がオススメ
弊社ではこのようにgusuku Boostoneでお客様に伴走することを行っていますが、実際にお手伝いさせていただいたお客様をみていると、伴走したことによって明らかに導入が加速されるケースがたくさんあります。
もし1人で悩んでいらっしゃる方がいれば、このようなサービスの利用も検討してみてはいかがでしょうか？