kintone × エブリサイト × カスタマインで実現！イベント申込から受付までを自動化【～後日談～】

公開日：2025-11-20

こんにちは！サポートチームのきぃです 🌼

10月8日のブログでは、
エブリサイトで作成した申し込みフォームと連携する
kintoneアプリのカスタマイズ内容をご紹介しました。

前回の記事を書いた時点では、アプリのカスタマイズは一部本番運用前でした。

その後、10月27日-28日に開催されたサイボウズデイズで、ついに実運用となりました。
実際に使ってみてどうだったのか？うまく動いたところ・ヒヤリとしたところを、今回は振り返っていきたいと思います！

今回のイベントとカスタマイズのおさらい

まずは、対象となったイベントのおさらいです。

サイボウズデイズ2025では、弊社は以下のイベントを実施しました。

🎊 いちゃりばないと
🚌 ちむどんどんエクスプレス

これら2つのイベントについて、申し込みフォームをエブリサイトで作成し、

参加者がエブリサイトの申し込みフォームに入力 → kintoneにレコード追加
Webhookを使って登録完了メールを自動送信
定期実行タスクでイベント直前にリマインドメールを配信
当日は受付でQRコードを読み込み、kintoneで出欠を管理

という一連の流れを、カスタマインでカスタマイズしていました。

前回のブログ公開時点では、
　2.Webhookを使って登録完了メールを自動送信
まで実際に動作確認済み。

今回はその続きとして、
　3. 定期実行タスクでイベント直前にリマインドメールを配信
　4. 当日は受付でQRコードを読み込み、kintoneで出欠を管理
この2つのカスタマイズが、本番でどうだったのか？を中心に振り返ります。

📤定期実行タスクでリマインドメールを配信

まずは、イベント前に送るリマインドメールのお話から。

設計したカスタマイズの流れ

リマインドメールのカスタマイズは、次のような設計にしていました。

リマインドしたい日をあらかじめ3日分決めておく
毎日定期実行タスクを起動させ、日付を比較して条件を満たした場合のみメール送信
送付済みを管理するために「送信日時」フィールドに送信日時をセット

細かいカスタマイズ内容については、前回の記事で紹介していますので、
ここでは「実際に運用してどうだったか」に絞って書きますね。

初回の実行はドキドキの瞬間…

初回のリマインドメール送信日。

定期実行タスクの実行予定時刻が近づくにつれ、私はそわそわモードに突入…。
実行時刻の30分前から、何度もカスタマイズ設定を確認 👀
実行時刻を過ぎてからは、Job Runnerの「実行履歴」をリロードしまくり 🔄

……が、2分経っても実行されている気配がない。

「あれ？もしかして設定ミスった……？😱」

と一瞬不安になったところで――

ｷﾀｯ！！！！

数分遅れて、無事にジョブが実行されました🙌🎉

カスタマインの定期実行タスクは
設定した実行時刻ジャストではなく、ジョブの実行まで数分かかることがある
ということは頭では分かっていたのですが、
本番初日はやっぱりドキドキでした……！

メール送信件数の確認も大事

その後、

Job Runnerの実行ログ上の SendGridでの送信件数
kintoneの 対象レコード件数

を突き合わせて、想定どおりの件数が送られているかを確認。

地味ではありますが、ここはとても大事なチェックポイントでした✅

教訓📝

定期実行タスクは「時刻ぴったり」には動かないことを前提に心の準備をしておく
メール件数の確認は、「ログ」と「レコード件数」の突き合わせというアナログさも残る

📱QRコード受付での出欠管理：本番当日に起きたこと

次に、当日の受付運用についてです。

受付時の想定フロー

当日の受付では、参加者の方にエブリサイトのマイページからQRコードを表示してもらい、
スタッフ側がそのQRを読み取って受付を行う、という運用にしていました。

カスタマイズの流れとしては

QRコードを読み取る
対象のkintoneレコードの詳細画面に遷移
詳細画面に用意した「受付」ボタンをクリック
レコード内の「出席状況」フィールドが「出席」に更新される

という、シンプルな構成です。

……が、ここで思わぬ落とし穴がありました。

まさかの「受付ができない」連絡

一番最初の受付は、
1日目朝の「ちむどんどんエクスプレス」の乗車受付 🚌 からスタート。

その頃の私はというと、
大阪から東京へ向かう新幹線の中🚄

そんなタイミングでSlackに

「バスの受付ができない」

というメッセージが……！

急いで手元の環境で試してみると、私は問題なく動作する。
「えっ、なんで？？？」 となりました。

原因は「アクセス権限」の違い

まず原因の切り分けとして、

QRコードから レコード詳細画面に遷移できていない のか
詳細画面には行けるが、受付ボタンを押した後の更新ができていない のか

この2点を確認しました。

受付担当の方から状況を教えていただいたところ、
どうやら 「受付ボタンを押した後のレコード更新ができていない」 ことが判明。

つまり、

受付担当の方のアカウントに「レコード編集」の権限が付与されていなかった

というのが原因でした。

（お客様対応でお忙しい中、状況共有いただき本当にありがとうございました…！😭）

急きょアクセス権限を見直し、
受付担当の方にも 「レコード編集」権限 を付与。

乗車時点での受付には間に合わなかったものの、
降車時には無事に受付ができたと報告をもらいました。

なぜ事前検証で気付けなかったのか？

実は、事前の検証時には私と同じサポートチームのメンバーにも試してもらっていました。

しかし、アプリ作成に関わっていたサポートチームメンバーにはもともと 「レコード編集」権限 が付与されており、
「実際の受付担当の方」とは権限設定が異なる状態だったのです。

そのため、

「本番運用と同じ権限設定でのテストができていなかった」

ことが、今回の見落としポイントでした。

教訓📝

実運用アプリのカスタマイズ検証は、「実際に使うユーザー」と同じ権限で行う！
可能であれば、実際に運用するメンバー本人にも事前に触ってもらう！

この2つの大切さを、身をもって学びました…。

その後は、いちゃりばないとのアプリのアクセス権限も見直し

1日目夜の「いちゃりばないと」
2日目朝の「ちむどんどんエクスプレス」

いずれも問題なく受付ができました 🎉

まとめ：実運用してみて分かったこと

今回、エブリサイト × kintone × カスタマインを組み合わせて、

申し込みフォーム連携
メールの自動配信（登録完了 & リマインド）
QRコードを使った当日の受付管理

までを一気通貫で自動化・効率化してみて、

「机上では気付きにくいポイント」
「本番だからこそ見えてくる運用の穴」

をたくさん発見できたイベントでした。

特に印象に残ったのは、

定期実行タスクは「少し遅れて動く」前提で落ち着いて見守ること
エラーの有無やメール送信件数の確認など、最後は人の目でのチェックも大事なこと
権限周りは“システム側の設定”と“実際の運用メンバー”をしっかり結びつけて考える必要があること

といった点です。

今回はエピソード多めの振り返りになりましたが、
どなたかのkintone・カスタマイン運用のヒントになれば嬉しいです ✨

ここまで読んでくださり、ありがとうございました！
また別のカスタマイズ事例も、ご紹介していきますね 😊

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投稿者プロフィール

きぃ: テクニカルサポートチーム所属。
楽しいことがすきです♪