kintone × エブリサイト × カスタマインで実現！イベント申込から受付までを自動化

公開日：2025-10-08

注意

本記事は情報提供を目的としており、本記事の内容は無保証、サポートの対象外です。
サポート窓口、問合せ窓口にご質問をいただいても対応いたしかねますのでご了承ください。

こんにちは！サポートチームのきぃです！

10月27日・28日は「サイボウズデイズ」が開催されます！
私は今回が初参加なので、どんな雰囲気なのかドキドキしつつも、今からとっても楽しみにしています✨

今年のアールスリーは…

🚍 ちむどんどんエクスプレス（ラッピングバスの運行）
🎊 いちゃりばないと（パーティーの開催）

といった企画を準備しています！
どちらもとっても楽しそうですよね。

詳細・お申し込みはこちらからどうぞ👇

➡ちむどんどんエクスプレス
➡いちゃりばないと

申込フォームもとっても可愛いですよね～🥰
この申込フォームはエブリサイトで作成されています。

そして、エブリサイトの申込フォームに入力された情報は kintone にレコードとして登録されます。
私は今回、この kintone側のカスタマイズを担当したので、その内容をご紹介します！

全体の流れ

申込から当日受付までの流れはこんな感じです。

参加者がエブリサイトの申し込みフォームに入力 → kintoneにレコード追加
Webhookを使って登録完了メールを自動送信
定期実行タスクでイベント直前にリマインドメールを配信
当日は受付でQRコードを読み込み、kintoneで出欠を管理

kintoneアプリのフォーム設計

こちらが今回のkintoneアプリのフォームです。
実際の申し込みフォームにはもう少し多くの項目がありますが、ここではカスタマイズに関連する部分をピックアップしています。

Webhookで登録完了メールを送信

次に、申し込み完了時のWebhookのカスタマイズです。

エブリサイトで申込フォーム送信 → kintoneにレコード追加
レコード追加で kintoneアプリのWebhookが起動
kintoneアプリのWebhookのカスタマイズで以下を実行：
- 受付用 QRコードを自動生成
- 参加者宛に 申し込み完了メールを送信

という処理を行います。
届いたメールにはエブリサイトの「マイページ」のURLもついていて、そこから当日の受付に使うQRコードを確認できます😊

スマートフォンから確認できるので忘れ物の心配もなしですねっ♪

リマインドメール通知

「申し込んだけど、うっかり忘れちゃった…」というのはイベントあるあるですよね。
そこで役立つのが リマインドメール です！

今回の設定はこんな流れです。

リマインドしたい日をあらかじめ3日間決定
毎日定期実行タスクを起動させ、日付を比較して条件を満たした場合のみメール送信
送付済みを管理するために「送信日時」フィールドに送信日時をセット

今回は1回限りのイベントなので、リマインドする日程を先に決めて、その固定の日付と比較する方法でカスタマイズしました！

もし繰り返し何度もあるイベントで、「イベントの〇日前にリマインドしたい！」などの場合は、「日付を計算する」でリマインド日を計算して、その日付と比較する方法でもいいですねっ♬

ちなみに、このブログの公開後にリマインドメールが実際に送信される予定なので、ちゃんと届くか今からドキドキです…！

当日の受付カスタマイズ

さて、いよいよイベント当日！

受付では参加者にエブリサイトのマイページからQRコードを提示してもらい、スタッフがそれを読み取ります。

QRコード読み取り → 対象レコードの詳細画面に遷移する
QRコードが使えない人 → 検索フォームから名前やメールで検索

QRコードの読み取りはスマートフォンでの操作を想定しているので、「メニュー位置でQRコード読み取りを開始する」の「カメラ映像表示場所」は「一覧画面メニューの下側」に設定しています。👉制限事項はこちら

もしもQRコードを読み取って該当レコードが無いときは、何も表示されないと「あれ？読み取りができなかった？」と不安になるので、情報ダイアログで「該当レコードがありません」と表示させて、ユーザーにわかりやすいように工夫しています。

さらに、QRコードからだけではなく、会社名や名前からもレコードを検索できるように検索フォームも追加し、柔軟な受付対応を可能にしました！

＜レコード一覧画面＞

レコード詳細画面には「受付」ボタンを配置し、ワンクリックで「出席」に更新できるようにしました。
スムーズなオペレーションを意識して、UIにも一工夫しています。

以上でカスタマイズが完成です！🎉

まとめ

今回は「いちゃりばないと」の申込から当日の受付までを、
kintone × エブリサイト × カスタマイン の組み合わせで作成しました。

申込完了で自動メール送信
リマインドメールで参加率アップ
当日はQRコードでスムーズな受付

これだけでイベント運営の効率がぐっと高まります。この仕組みはイベントだけではなく、セミナーや研修、社内勉強会にも応用可能ですね。

運営スタッフはどうしても「当日の対応」に追われがちですが、事前に仕組みを用意しておくだけで運営スタッフの負担が減り、参加者への対応にもっと集中できますね！

実際のリマインドメールの送付や受付対応はこれからなので、上手く動いてくれるか今からドキドキしています…！
使用してみた結果や当日の運営の様子については、また後日ブログでご報告しますね！

というわけで、今回は「いちゃりばないと」の申込から受付までのカスタマイズをご紹介しました。みなさんのイベント運営のヒントになればうれしいです✨

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投稿者プロフィール

きぃ: テクニカルサポートチーム所属。
楽しいことがすきです♪