不動産管理会社の「社外との情報共有」をエブリサイトで改善してみた！

こんにちは。
サポートチームのよしだです。

不動産賃貸管理の仕事をしていると、こんなことありませんか？

「あの物件の鍵交換の手配ってもう済んでたっけ？」
「キャンセルになってるのを知らずに、消毒業者に発注かけちゃった！」
「契約に関する問い合わせが来たけど、担当者が休みなので確認ができない」

不動産の契約では、管理会社だけでなく、大家さん、入居者、仲介会社、保証会社、火災保険会社、鍵交換やハウスクリーニングを行う作業会社など、さまざまな人が関わります。

契約情報は管理会社、鍵交換の予定は作業会社、入居者とのやり取りは仲介会社など、一つの契約に関する情報が社内外のいろいろなところを行き来します。
これだけでも、情報が分散して必要な人に必要な情報を素早く届けるのが難しくなってきます。

さらに引越しシーズンの繁忙期になると、もう大変です。
退去、退去精算、新しい入居の手続き、契約手続き、鍵交換、ハウスクリーニングなど、さまざまな業務が一気に重なります。
そこへ仲介会社や作業会社からの確認連絡も重なります。

kintoneに情報をまとめれば、社内では契約や物件の情報を共有できます。
では、その中の一部を仲介会社や作業会社にも共有したいときはどうでしょうか？

kintoneには、社外には見せたくない情報もあります。
さらに、仲介会社と作業会社では、必要な情報も異なります。

例えば、
仲介会社には、自社が仲介した契約の進捗のみを見せたい
鍵交換業者には、手配した作業の進捗のみを見せたい

だからこそ

「情報を“見せたい形”に整えて、
外部へ届けられる」

エブリサイトであれば解決できるのではないか？

ということで今回は、不動産管理会社の「社外との情報共有」をエブリサイトでどのように改善できるのか考えてみました。

私、前職では不動産会社に勤めていました。
宅地建物取引士、賃貸不動産経営管理士の資格を持つ不動産オタクでもあります。
当時の業務を思い出しながら、こんな仕組みがあったらいいなというものを形にしてみました。

今回想定した不動産管理会社の業務

今回は、賃貸物件を管理する不動産管理会社がエブリサイトを利用するケースを想定します。 

管理会社はオーナーから物件の管理を委託されています。
契約状況や入居までの各種手続きは、kintoneで管理します。

今回登場するのは、「不動産管理会社」「不動産仲介会社」「作業会社」です。

管理会社

管理会社は、kintoneで契約の進行状況を管理します。
管理するのは、入居申込後の契約準備の進捗です。

今回は、入居申込そのものは電子申込サービスなどで受け付け、その後の契約準備から入居までをkintoneで管理しているケースを想定します。 
また、鍵交換やハウスクリーニングなど、入居までに必要な作業の発注状況もkintoneで管理します。

客付仲介会社

客付仲介会社は、エブリサイトから契約の進行状況を確認します。
確認できるのは、自社が仲介した契約だけです。

たとえば、

「入金確認は済んだ？」
「鍵はいつ受け取れる？」
「消毒の手配はもう進んでいる？」 

といった情報を確認できるようにします。
また、仲介会社から管理会社への連絡事項も、エブリサイトから登録できるようにします。 

作業会社

作業会社は、自社への発注状況をエブリサイトから確認します。
今回想定するのは、鍵交換やハウスクリーニングなどを行う会社です。

作業会社は、対象物件や作業内容を確認します。
さらに、作業予定日や完了状況も更新できるようにします。

今回のkintoneアプリ構成

今回は、契約情報・仲介会社からの連絡・作業会社への依頼を、それぞれkintoneで管理します。
また、ログインした会社に応じて表示する情報を変えるため、仲介会社と作業会社のマスタも用意しました。

構成は次の5アプリです。

契約管理情報アプリ

契約の進捗を管理するアプリです。このアプリの情報はkintoneから管理会社にて登録を行う想定です。

契約連絡事項アプリ

仲介会社からの連絡を登録するアプリです。
このアプリの情報はエブリサイトから仲介会社にて登録を行う想定です。
管理会社は「契約管理情報」アプリの関連レコードから確認を行う想定です。

作業依頼情報アプリ

各契約ごとに発注した「ハウスクリーニング」や「鍵交換」などの依頼内容を格納したアプリです。
このアプリの情報は、「管理会社」「作業会社」がそれぞれ必要な情報を登録します。

仲介業者マスタアプリ

仲介会社情報を格納するアプリです。
このアプリの情報をもとに閲覧する情報を決定します。
こちらに登録されているメールアドレスにてログイン、認証を行います。

作業会社マスタアプリ

作業会社情報を格納するアプリです。
このアプリの情報をもとに閲覧する情報を決定します。
こちらに登録されているメールアドレスにてログイン、認証を行います。

（今回エブリサイトでは登場しませんが、ルックアップのために別途「物件マスタ」「部屋マスタ」があります。）

今回のエブリサイトの画面

今回用意したエブリサイトの画面は以下です。

仲介会社用ページ

• 仲介会社ログイン画面
• 申込物件一覧画面
• 申込物件詳細画面
• 報告登録画面

作業会社用ページ

• 作業会社ログイン画面
• 対応作業一覧画面
• 対応作業詳細画面（完了日などを登録）

※本ページは限られた社外ユーザー様向けに公開しているため、「検索エンジンのインデックス許可」は「インデックスを許可しない」に設定しております。
詳しい手順は以下をご確認ください。

サイト基本設定の「インデックスの許可」と検索エンジンへのインデックスの許可について

今回、「仲介会社」「作業会社」それぞれのログインページを用意しました。

仲介会社ログイン画面

作業会社ログイン画面

仲介会社や作業会社は、あらかじめ登録されたメールアドレスにてログインをします。
ログイン登録がないメールアドレスからログインしようとすると、以下のメッセージが表示されます。

マイページの作成方法については、以下のページで詳しくご説明していますので、あわせてご覧ください。

エブリサイトで実現するログイン処理・ログインに伴って使えるようになる接続設定(認証が必要／ユ－ザー指定なしorあり)の例

今回作成したサイトは、ログインした会社によって、表示する情報を変えます。
仲介会社には、自社が仲介した契約を表示します。
作業会社には、自社が担当する作業を表示します。

次はログイン後の画面についてご説明します。

ログイン後の動きについて～仲介会社から見える情報

ログインすると、そのログイン会社が仲介した契約の一覧が表示されます。

申込物件一覧画面

kintone上にある契約情報、進捗状況から、仲介会社に見せたい情報のみ掲載しています。

仲介会社から
「入金確認できていますか？」「鍵はいつ受け取れますか？」
と確認があった場合も、エブリサイト上で確認できる情報であれば、管理会社へ問い合わせる必要がありません。

申込物件詳細画面

報告登録画面

また、仲介会社から管理会社への連絡事項を登録するフォームも用意しました。
登録した内容はkintoneに保存されるため、管理会社側で確認できます。

ログイン後の動きについて～作業会社から見える情報

続いて、作業会社から見える画面です。
ログインすると、自社に依頼されている作業の一覧が表示されます。

対応作業一覧画面

作業会社は、対象物件や作業内容を確認できます。
さらに、作業予定日や完了状況を直接更新することも可能です。

作業会社が予定日や完了日を直接登録すれば、管理会社側で「作業日は決まりましたか？」「もう終わっていますか？」と確認し、その内容をkintoneへ転記する手間も減らせそうです。

対応作業詳細画面

今回は、作業完了後に誤って内容を書き換えてしまうことを防ぐため、完了日が登録された後は更新できないようにしてみました。

不動産会社での使い方は、まだまだ広がりそう！

今回は、仲介会社や作業会社との情報共有を例に、エブリサイトを使った仕組みを作ってみました。

作りながら「不動産会社だったら、ほかにもいろいろ使えそう！」と思うことがたくさんありました。

たとえば、

• 外部の作業会社や入居者から、物件の巡回結果を報告してもらうページ
• 大家さんへ、定期巡回や修繕などの状況を報告するページ
• 入居時の傷や汚れを入居者自身に撮影・登録してもらい、退去時にも確認できるページ
• ポータルサイトからお問い合わせいただいたお客様へ、自社でおすすめしたい物件を案内するページ 

などなど・・・

不動産管理の仕事では、大家さん、入居者、仲介会社、作業会社など、社外のさまざまな人との情報共有が発生します。

こうして考えてみると、不動産会社の仕事には「kintoneの情報を社外の人に見せたい」「社外の人からkintoneへ情報を登録してもらいたい」という場面がたくさんあります。 

だからこそ、kintoneで管理している情報の中から、必要な情報を、必要な人に、必要な分だけ届けられるエブリサイトは、不動産会社ととても相性がいいのではないかと思います。

今回紹介した使い方は、その一例です。

今回は仲介会社と作業会社を例にしましたが、皆さんの会社では、誰との情報共有に時間がかかっていますか？ 
「こんな使い方も見てみたい！」というものがありましたら、ぜひ教えてください。

なお、今回作成したサイトは、実際に触っていただけるよう現在準備中です！ 

「活用の泉」では、このほかにもエブリサイトのさまざまな活用例をご紹介しています。「こんな使い方もできそう！」というアイデア探しに、ぜひ訪れてみてください。  

投稿者プロフィール

よしだ

テクニカルサポートチーム所属
長崎県長崎市からリモートワークしています

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