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R3 Cloud Journey

kintone hive 2019 福岡リアルタイムレポート

2019-04-18

今年のkintone hiveも早くも3箇所目、福岡です。これまでの会場での開催もリアルタイムレポートしていましたので、まずはこちらをお読みください。

kintone hive 2019 名古屋リアルタイムレポート
_いよいよ、2019年の kintone hive が始まりました。今年のスタートは名古屋からです。会場は、Zepp Nagoya です。_blog.r3it.com

kintone hive 2019 仙台リアルタイムレポート
_kintone hive 2019 仙台をできるだけリアルタイムでレポートします_blog.r3it.com

会場は、Zepp福岡です!


オープニング

  • サイボウズ福岡営業所の石井さんからのオープニングトーク
  • 20代は、ITには関係ないことをしていて、音楽の仕事をしていた
  • 最近は田舎のスナック巡りにハマっている。その場のいろいろな事情を聞くのが楽しい
  • kintone上で動いているアプリは75万個
  • 1日で1600個増えている
  • ひとつでも多くの業務改善のアイデアを社内・社外・SNSで積極的にシェアしてほしい

株式会社RITA-STYLE マーケティング部 山口 雄大​ 氏

  • 短期集中ダイエットジムを運営している
  • kintoneなかなか使いこなせていない人が多いと思う。自分も失敗の繰り返し
  • 石井さんと同じで音楽をやっている、音楽でこのステージに立ちたかった
  • 働きながら音楽は続けている
  • 現在、5県8店舗ある
  • ライザップさんをイメージしてもらえると近い

お客様の流れ

  • 無料カウンセリング申込み
  • 来店・カウンセリング
  • 成約
  • コース終了
  • 継続コース契約
  • このステップが進むにつれてお客さんが減っていく
  • どこでどう減っているか、どれくらい不足しているかを見えるようにしないといけない
  • そのためには効率的に顧客管理をしないといけない

リード管理アプリ

  • 最初に作ったアプリ
  • 無料カウンセリング申込みから来店までを管理している
  • 対応の履歴を入れている
  • 来店しなかったとかもあるのでそういうものを記録している

商談管理アプリ

  • カウンセリングで成約したか失注しかなどを管理

会員管理

  • 会員になった方の管理
  • 一番作り込んだアプリ
  • どういうトレーニングしたを管理するアプリを作った
  • これと顧客管理がひもついている
  • 2ヶ月コースだと16回のトレーニングがあるので、回ごとにアプリがある
  • このアプリには、トレーナー向けのアプリなので、そこでどういうことを話すかとか、どういうことを目標にするかなどのナレッジベースになっている
  • これが回ごとに違う内容を入れている
  • トレーナーが喜ぶだろうと持って社内説明したが、ややこしいと言われた拒否された
  • 結局残ったのはリード管理アプリのみ

リード管理アプリの効果

  • 成約・リード失注、カウンセリング失注などの結果を確実に取るようにして、その理由を分析できるようにした

導入後の課題

  • トレーナーはPCに慣れていない人が多くて使うのが大変
  • 最初に作ったアプリは作り込みすぎててトレーナーには使いにくかった
  • もっと現場に使いやすいかを考えるべきだった
  • 今後は、日報をkintoneで運用していきたい
  • 今は、社内のSNSでテキストベースで管理しているので、データとして利用できないし、記入されても気づかない
  • 成績のよいトレーナーとか、平均どれくらい痩せたかとかをデータとして取れるようにしていきたい
  • 今後は部署を超えたチームでの仕組みづくりが必要だと感じている

イシズエワークス株式会社 代表取締役 齋藤 雄三 氏

  • 人口減少社会に突入していく日本
  • この状況はなげいても変わらないので、その状況の中でどうしていくかを考えないといけない
  • 経営コンサルタント業をやてちる
  • 長男はプログラマーかマジシャンになりたい、次男はYouTuberになりたい、三男は未定
  • 子どもたちが大人になることには今ない職業ができているんだと思う
  • 自分たちが未来になにを残していけるかを考えないといけない
  • 福祉事業所の理事もやらせてもらっている
  • 自分の圧倒的な欠点
  • 集団適応力の偏差値が33。著しく低い
  • 社員でこういうの来たら入れたくない感じ
  • 経営者の人にはこういういびつな人が多い
  • 欠点をマイナスにしない方法 → 自動化・仕組化
  • 集団に合わせてなにかをやるのが苦手なので、そうすることにしている
  • 理想としてコックピットみたいなところに座っていればすべてが見えて、そこで仕事ができるのが理想
  • そのために、どうすればいいかを試行錯誤をしている
  • 博多のオフィスは月2〜3回しか行かない
  • 月10日は東京にいる
  • 博多にいるときは自宅で仕事している
  • それ以外の日はクライアントの事業所にいる
  • どこにいても仕事ができるようになっている
  • コックピットが手に入れば経営者や寛永者はどこでも仕事できる
  • 電車乗ったりの時間がもったいたい

kintoneとの出会い

  • サイボウズ福岡の福井さんにばったりあって、kintoneを勧められた
  • コンサルティング会社とは「顧客中心」であるがゆえに、全ての情報を「顧客」を中心軸に整備中
  • 前職のコンサルティング会社では退職を決めた途端にメールが減った
  • つまり、社内のやりとりで大量のメールがやりとりされていた
  • kintoneでは、顧客リストをベースに、顧客とのやりとりをkintoneに記録するようにしている
  • 業務日報もkintoneにしている、1日の中でクライアントのどういう仕事をしたというのを記録してもらっている
  • これをいろんなところに書かないといけないと面倒なので、1回入力すればいいようにしている
  • そのために、データを連動させるようにしている
  • 同じパターンで福祉事業所にも導入している
  • 顧客リストは利用者名簿というふうに構造は同じ

福祉事業所の課題

  • 圧倒的にIT化が遅れている
  • 市場が小さいので汎用システムが少ない
  • 一般企業勤務経験者がほとんどいない(稟議書いたことないとか言われる)
  • 二度手間、三度手間のオンパレード
  • 行政用の紙資料が大量(紙である必要があるか役所に問い合わせてデータでいいって言われたものは紙を廃止していっている)
  • 業務改善のために「やってやれない仕事」を募集した
  • 同じ仕事を次の人がやっているとかがいろいろでてきた
  • その情報を集めて、業務マニュアルを作成してtいった
  • エクセルへの入力など無駄な部分を自動化していった
  • なんでもかんでも自動化はしない
  • 全自動洗濯機は選択は自動化だが、洗濯物を入れるとか、洗濯物を出すとあは手動、手作業のところと自動のところをちゃんと線引をしないといけない

大手さんと福祉事業所でコンペになった話

  • 5年で総額3500万円
  • そこにkintoneとその他のサービスを組み合わせできる提案を持っていった
  • いきなり家が建つようなお金を使う必要はない
  • kintoneを中心にやることになった
  • 我々はkintoneを売りたいわけではない、やりたいことにkintoneがいいと思ったので、kintoneをオススメしただけ

高額リースをギリギリ回避した話

  • 年商3000万の会社に毎月12万のリースの話が来た
  • 4TBのディスクとかいらない
  • ギリギリのところで止めた

つまり

  • それって本当に必要?ってことを考えないといけない
  • 売りたいが瀬野区すると顧客の真のニーズや課題を乖離する
  • 自分の会社を実験台としていいものをみつけて、お客さんの課題に対する道案内ができるようにしたい
  • これを見極めるためには、欠点や怒りといったネガティブ要素をつきつめることで起死回生の案が出てくると思う

グラウド株式会社 取締役 星野 真己 氏

  • 餅は餅屋で業務改善をしている
  • 自分たちにできないことはプロに助けてもらう
  • 東北に拡大したときに、苦労があった
  • 会ったこともないスタッフを管理していく必要があった
  • クラウドサービス大好き、ワード・エクセルはほとんど使わない
  • 社内で一番浸透しているのがkintone
  • 情報通信サービス事業を中心として営業受託をする会社
  • 「その作業、量が5倍になってもできますか?」これが重要なポイント
  • 10名でできている仕事が50名100名になってもできるか?
  • 人が増えるにつれ事務作業に負われ管理機能が麻痺した
  • それにより、スタッフ離れ、時間外労働、働く意欲の低下がでてきた
  • そこでkintone認定アソシエイトの人をパートナーとして来てもらった
  • その人が「餅は餅屋」の「餅屋」
  • 30名以上いるスタッフが直行直帰でお客さんのところにいく
  • そのため、行きましたか帰りましたを、メールで送ってもらって3人の管理者がそれをエクセルに入力していた。それをまた別の誰かが集計していた
  • それはもったいない
  • そこをkintone化した
  • スタッフが終わったらkintoneアプリを開いて、数値を入力するだけでいいようにしてある
  • ルックアップでできるところはルックアップするようにしてきれいなデータが入るようにした
  • これにより、店舗別の実績比較などができるようになって、実績がアップしった
  • また、事務作業が減ったので時間も減ったし、人件費もかなり減った
  • 当時30名だったスタッフだったのが、今60名に増えている
  • この仕組があるので耐えられていて、利益が出るようになっている
  • 仕組み化したことによって、脱属人化していて、量が倍になっても、作業者が変わっても同じ工程で仕事をできるようにした

報告書アプリ

  • 月初に1ヶ月分の勤務予定を入れる
  • 以前はワードに表を作って、そこに記入して紙で提出
  • これだけで3〜 4日かかっていたんじゃないか?
  • これをkintone化した
  • それにより1時間でできるようになった
  • これをPDFで出力できるようにしてもらった

導入効果

  • 547時間/月かかっていた作業が、143時間/月になった
  • 404時間削減
  • 作業的総務から戦略的総務にシフトしていっている
  • 今は事務の担当者から、「これはkintoneアプリにしたほうがいいんじゃないか?」という意見もでてきて、事務の担当者が自分でアプリを作るようにもなってきている
  • 事務作業が減ったことで、事務担当が管理職になったり、営業に移ったりと売上に貢献するようになった
  • 管理職の稼働時間が確保できるようになった、それにより、スタッフケアの充実、働き方の見直し、適材適所で成果向上ができるようになった
  • 事務には主婦が多いので、短時間の正社員も採用できるようになった
  • kintoneによって社員が効率化を意識するようになったので、自発的・能動的・主体的な社員が増えて社員が育った
  • 社員が育つと業務改善がルーティン化してくる
  • 「今からできる業務改善をクラウドで」

これから

  • スタッフへの浸透がまだまだなので課題なのだが、今回のこの準備をしていて、今話してるような内容を社内でやればいいんだと気づいた

有限会社エスケイ・アイ・コーポレーション 総務部 永尾 好美 氏

  • 総務の仕事をしている
  • 電話当番
  • 長崎県佐世保市から来た
  • 創業70年、従業員30名前後の、印刷や出版、ホームページ・動画制作など、何かを作ることをしている
  • フリーペーパーも自社で発行している「ならでわ」

kintoneを知ったきっかけ

  • 2012年、お得意先さんからkintoneを教えてもらう
  • 2012年にはサイボウズLiveも使っていた
  • kintoneは維持費はそんなに高くないのでやってみたいとなった
  • 稟議を上げるときに、手書きの作業伝票(3枚複写)の紙があった。その紙から受注簿に手書きで転記していた
  • 名刺1つからこの伝票を起こすので、毎日多い時だと3時間くらいかかる作業だった
  • この作業がクリアになるだけで万々歳だったが、これだけだと稟議通らないかもしれないので、他にできることを洗い出した
  • 納期スケジュール(頭の中)、印刷スケジュール(制作室の壁)、紙在庫管理(工場の棚)これらもkintoneにできると思って稟議を出したら通った!
  • そこからアプリを作りまくった

工場の紙在庫管理

  • 紙の出し入れを記録してもらうようにした
  • これで棚をみなくても在庫がわかるようになった

受注表アプリ

  • 売掛金の残りなどが、経理に聞かなくてもわかるようになった
  • やりとりをコメントで残すようにしたことで、スタッフが辞めても経緯がわかるようになった

作業伝票

  • 紙の伝票があったのでみんな慣れ親しんでいた、それと違和感がないように紙の伝票と同じ配置でアプリを作った
  • 文字が小さい、書きたいことが書けない、いろいろ意見が出た
  • そこから改変し続けること7年
  • 他のアプリも改変し続けている

スペース

  • アプリを改変したら、どこをどう変えたかをスペースで共有
  • 見た人がいいねを押してくれることも

kintone以外

  • 印刷スケジュールはGoogleカレンダーにした

ポータル

  • ポータルで総務からのお知らせを共有するようにした
  • 最初は見てもらえないが、それでやめるのではなくつづけることが大事、継続は力なり
  • そのうち、ここを見れば書いてあるなということに気づいてもらえる

作り方

  • いきなり何も考えずに作るのではなく、手書きで全体像を考えて整理してから作った
  • 最初に整理したほうがいい
  • でも、結果当初の想定よりも多いアプリができた

効果

  • 作業伝票の発行の時間が半分以下に
  • 受注簿転記が0分(なくなった!)
  • 1ヶ月30時間の作業時間の削減
  • 1〜2年続けていると、在庫が見えることで無駄な在庫がなくなった
  • 売掛金の回収漏れもなくなった
  • 結果、キャッシュ・フローがよくなった
  • キャッシュ・フローを改善したので会社がきれいになった(外壁の塗り直しなど)
  • いろいろ考える余裕ができた
  • 個人的には、急に会社を休まなければいけなくなったときに他のメンバーが対応してくれるようになった
  • 自宅でもkintoneをみながら対応できるようになった
  • 3 人目の子供ができても仕事を続けることができた

7年続けると

  • 他のメンバーからも意見が出てくるようになった
  • こういうアプリを作りたい、ここをこうすればもっと良くなるなど
  • 7年使うとデータが蓄積さえるので、簡単に分析ができるようになった
  • 管理部門が喜んでいる
  • 探す時間も短縮できた(以前は紙だったので探すのが大変)

もっと活用

  • 社外を巻き込みたくなった
  • ゲストアカウントでお客様と一緒にkintoneで管理するようになった
  • プロジェクトによっては数百社の会社情報をやりとりする必要があるので超便利になった
  • ただ、佐世保ではkintoneが浸透していない。サイボウズが佐世保でセミナーをやったときもサイボウズを知ってる人がほとんどいなかった
  • これからは佐世保・長崎にkintoneを広げたい!!!!

株式会社 お掃除でつくるやさしい未来 代表取締役 前田 雅史 氏

  • 一生懸命を大切にしている
  • これだけで1時間話せる
  • 趣味はオープンウォーター(海を遠泳する)
  • 共同住宅共用部清掃事業をしている
  • 福岡県春日市
  • スタッフ85名、女性率94%、主婦率92%
  • お掃除の現場に子供を連れて行っていいことにしている
  • 営業エリアは、仙台、佐賀、兵庫、大阪、埼玉、熊本
  • 本社以外に営業所は構えていない
  • 人の管理はどうしているのか?とよく聞かれる
  • 管理という考え方はしておらず、それでもやっていける仕組みのためにkintoneを使っている

kintoneを入れた経緯

  • 最初はサイボウズOfficeを入れた
  • 主婦が多いので、できる時間でやってもらうスタイルでやっている
  • 春日から久留米にはこのやり方では行けない
  • であれば、そこにいる人に、自分の街で働いてもればいいとなった
  • そこで、どうやるか?
  • 福岡県のテレワーク導入支援を使って、遠方のスタッフとのやりとりするための方法を知るために、北海道の北見市のテレワークの専門家が来てくれた
  • 北海道の人とやるということ自体がそもそものテレワークの考え方なんだと思った
  • テレワークのマネージメントは管理することではなくて、モチベーションを維持すること
  • 離れていると疎外感や孤独感を感じるので、それを感じさせずに必要とされているということを認識してもらうかが大切
  • kintoneもコミュニケーションツールと思っている
  • いかに自分がやっていることが尊い仕事であるかを感じてもらうために、感謝を伝えることが大切
  • お掃除の仕事は、結果をレポートで出す。そうすると「掃除のおばちゃんが」と呼ばれるが、お客様ともkintoneでやりとりすることによって名前で呼ばれるようになる
  • お客様からkintone上で感謝の言葉をいただけるようになったことで、自分の仕事の尊さがわかりモチベーションの向上につながる

効果

  • 2013年のクラウド導入から5年たった
  • 稼働地域数11倍
  • 雇用者数3倍
  • 清掃契約頭数7倍
  • 最大の効果は、地方の企業でも各地の雇用創出できた
  • 距離が離れていても信頼しあえる
  • 人とつながるこっとでモチベーションUp
  • 「働きがい」+「働きやすさ」

目指すところ

  • 今回登壇するにあたり、 ITという言葉は、今はICTと呼ばれていることに気づいた。C=Communicationが入っていることで、ITとしてのハードだけではなく、それをしっかり根付かせるためにコニュニケーションが大切
  • コミュニケーションを大事にすることによって、働きがい、働きやすさが向上する
  • 今、まさにこれを悪戦苦闘してやっている
  • 春日市の本社には30人くらいのスタッフがいて、旧態然として作業をしている、ここも変えないといけない
  • 労働集約型サービス業完全オフィスレス化を目指している(たぶん日本初)
  • GW前には事務所を明け渡して撤退する
  • オフィスレスのインフラとしてkintoneを使う

ここからはkintone hackです!!!!

株式会社クローバーソフト 代表取締役 杉山 美鈴​ 氏

  • Webチョットデキル
  • kintoneチョットデキル
  • kintoneの標準機能でできないことどうするか?
  • プラグインの追加 or JavaScript開発
  • kintoneのカスタマイズ思ったより時間がかかる
  • プログラマーの自分でもコード書きたくない
  • gusuku Customineを使った
  • Customineは「やること」と「条件」を選ぶだけでJavaScriptを自動生成してくれる
  • (Customineでのカスタマイズをムービーで紹介)
  • 検索フォームの表示ができただけでも「お〜!」となった
  • 他にも細かいこともいっぱいできた
  • 案件のカスタマイズがノーコードで実現できた!

ビットリバー株式会社 代表取締役 kintoneハッカー 安藤 光昭 氏

  • 3年前にkintoneと知り合った
  • 全国のkintoneと名のつくイベントに行きまくっていたら、kintoneエバンジェリストにならせてもらった
  • kintone の hack はエンジニアの観点からみると難しい
  • だいたいがんばればできてしまう

kintoneでFAQ管理

  • kintoneに入れるとWebサイトに反映される

センサデバイスからkintone

  • 社内に置いてあるセンサーのデータをkintoneに

kintoneでゲーム

  • kintoneの画面上でゲームをする
  • kintoneの画面でWebGLを組み込んで全画面でゲームを作っている

kintone & sync

  • 1つのレコードを複数の人が更新すると競合する
  • これをなんとかしたい
  • 編集中に他の人が編集したときに通知される
  • AWSのAppSyncで同期している

かりんこラボ 代表 坂本 果林 氏

  • 最初の頃はカスタマイズしないとできないと思っていた
  • 師匠に怒られた「そのまま言われたことをやるのではなくて標準機能でやれるか考えろ」
  • 標準機能をきちんと理解する
  • はじめから作り込まないで、使いながら一緒に改善していく

カスタマイズ例

  • 顧客管理アプリで更新があると他システムでも更新が必要
  • 標準機能でやるとすると条件通知で通知することになる
  • ただ、これだと通知だらけになってしまう
  • 対応が必要な項目が変更されたことを検知し、変更履歴のURLをスペースに宛先指定で投稿するカスタマイズを行った
  • 別システムでの対応が終わったら「いいね」で終わったことを示す
  • 別システムでの対応が複数になると誰がやったかがわからなくなってきたので、別のアプリで対応履歴を管理するようにした
  • 段階的に使う人のペースに合わせてカスタマイズをしていった
  • すごいことを作ることが大切なのではなくて、業務改善に寄り添ったカスタマイズをすることが大切

サイボウズ公認kintoneエバンジェリスト gusukuシリーズプロダクトマネージャー kintoneとgusukuシリーズの普及のため全国を飛び回っています。

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