キミノマホロメニュー解説:【イ-2】現状の業務整理

キミノマホロ for kintoneのメニューを深く掘り下げていくシリーズ!!

メニューの詳しい解説を通じて、メニュー化した背景や意図を知って頂きます。

【イ-2】現状の業務整理

キミノマホロは、業務改善に取り組むステップをカテゴリ分けし、カテゴリごとにサービスをメニュー化しています。
このコラムでは、業務改善の方向性を決めていくフェーズ「【イ】業務改善の始まり 」に含まれる【イ-2】 現状の業務整理 について解説します。

業務改善を成功させるためには、「ペインポイント(コストをかけてでも解決したい悩み)」を明確にしなければなりません
そのためには現状の業務の流れを正確に理解しておく事がとても重要で、業務フロー図を作って業務を可視化することが有効な方法です。
業務を可視化することで、業務における問題箇所や改善できる箇所を見つけやすくなります。無駄な手順や作業の遅れが発生によりボトルネックになっている箇所を特定し、改善に繋げる事ができます。
また、実際の仕組み(システム)を作る前の段階で業務を洗い出しておくことによって、当初想定していたなかった業務への対応があとから増えるといったことも少なくなります。

業務フロー図は、お客さまご自身で作成し、アールスリーがそのお手伝いをさせていただくこともできますし、アールスリーが主導で作成することもできます。
初めに業務一覧を作成し、リストアップした各業務について「誰が」「いつ」「何を」行うかを線でつなぎ、業務の流れを可視化します。

過去にあった事例として、以下のようなケースがあります。

  • 複数の指導員に依頼するレッスンの割り当て業務を、優先度等の判断基準も含めて業務フロー図にしました。
    その結果、業務担当者自身の中でもあいまいだった部分を言語化・イメージ化でき、最終的にシステム化することによって割り当て業務を半自動化することができました。
  • 業務フロー図を作ったことで、通常のパターンで対応できていないイレギュラーな場合についてもルール化、業務の無駄な部分(重複して行っていた作業等)を発見し効率化、業務の属人化の解消にもつながりました。

進め方

お客さまご自身で業務フロー図を作成する場合:

  1. 業務フロー図の作り方をアールスリーからレクチャーします。
  2. 業務記述書(業務の一覧)をお客さまご自身で作成していただきます。
  3. 2の各業務について、業務フロー図をお客さまご自身で作成していただきます。
  4. 3で作成していただいた業務フロー図について不明点の確認を行い、内容をブラッシュアップしていただきます。不明点やあいまいな点が解消されるまで繰り返します。

アールスリーが主導で業務フロー図を作成する場合:

  1. 業務記述書(業務の一覧)をお客さまご自身で作成していただきます。
  2. 1の各業務についてヒアリングを行います。(複数回)
    その際、作業現場に訪問し、実際の業務を見学させていただくこともあります。
  3. ヒアリング内容をもとに業務記述書を更新し、各業務について業務フロー図を作成いたします。
  4. 3で作成した業務フロー図について不明点の確認を行い、内容をブラッシュアップします。不明点やあいまいな点が解消されるまで繰り返します。

対応する kintone SIGNPOST

本メニューに対応したkintone SIGNPOSTです。

併せてご覧頂く事で、メニューの考え方について理解を深めて頂く事ができます。

成果物

  • 業務記述書
    • 業務改善の対象となる業務を漏れなく網羅したリストです。このドキュメントに記載されている業務が業務フロー図作成の対象となります。
  • 業務フロー図
    • お客さまの各業務について「誰が」「いつ」「どこで」「何を」行うかを記載したものです。作業間を矢印でつなぐことで、目に見えづらい業務の流れが見える化されます。
    • お客さまご自身で作成いただくか、アールスリーが主導で作成します。

「キミノマホロ for kintone」は「ITを身近に、業務改善を日常に。」をテーマに、皆さんと一緒になって業務改善を進めるためのサービスです。
ITと聞くと自分達には難しいと思われる方も多いかもしれませんが、ITを身近に感じて、業務改善が日常業務として当たり前になるような企業文化を一緒に作っていきたいと考えています。

kintoneを使った業務改善・システム開発でお困りの場合は、弊社で実施している「キントーンよろず相談会(無料)」でご相談いただけます。お気軽にご参加ください。

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