キミノマホロメニュー解説:【イ-1 】業務改善の目的設定

キミノマホロ for kintoneのメニューを深く掘り下げていくシリーズ!!

メニューの詳しい解説を通じて、メニュー化した背景や意図を知って頂きます。

【イ-1 】業務改善の目的設定

キミノマホロは、業務改善に取り組むステップをカテゴリ分けし、カテゴリごとにサービスをメニュー化しています。
このコラムでは、業務改善を実現するための仕組み(システム)を作成するフェーズ「【イ】業務改善の始まり」に含まれる【イ-1】 業務改善の目的設定について解説します。

業務改善の目的=プロジェクトのゴールとなるため、業務改善を始める前に目的が明確になっている必要があります
目的を明確にしないまま進めると、利用者が求める機能を作れなかったり、機能の優先度を決める事ができないため、不要な機能を作ってしまう可能性があります。
そもそも、当初の目的を達成したかの判断ができないため、アプリを導入した後の効果測定もできません

サイボウズが主催するユーザーイベント「kintone hive(キントーンハイブ)」の発表内容を見ても、目的を設定する事の大切さを感じる事ができます。

  • 神戸製鋼所様(kintone hive osaka 2023)
    • 現場部門にアプリ作成を任せたが、元のアナログ運用の方が慣れていて使いやすいという意見で定着に失敗
    • 現場部門と課題を話し合って導入に成功されました
    • また、業務を整理して、システム化する部分とシステム化しない部分がフィットするようにしたとの事で、これはキミノマホロの「【イ-2】現状の業務整理」に該当すると言えます
  • 社会福祉法人ゆめネット様(kintone hive nagoya vol.7)
    • 良かれと思って作ったアプリに「なぜやるのか?」「現状のままでもよくない?」「別にExcelでよくない?」「急いで新しいことやらなきゃだめなの?」という意見が寄せられた
    • 活動方針と目的を明確にして導入に成功されました
  • さくら税理士法人様(kintone hive hiroshima vol.1)
    • ”とりあえずやってみよう”で導入したところ、「どういう基準でいつ入力するの?」「どこが便利なの?」「どうやって使う?」「kintoneってなに?」という声が出るほどの混乱が発生
    • 課題を洗い出し、プロジェクトの目的を明確に設定して、導入に成功されました

このメニューでは、現状業務における課題を整理し、業務改善の目的を明確にする支援を行います。(所定のフォーマットに入力頂きます)

進め方

  1. 「業務改善の目的フォーマット」(現状の課題と改善の目的)に記入します。
  2. 記入された内容について議論し、内容をブラッシュアップします。この作業をプロジェクトメンバーが腹落ちするまで繰り返します。
  3. プロジェクトメンバー以外の関係者に業務改善の目的を周知・共有します。

対応するkintone SIGNPOST

 本メニューに対応したkintone SIGNPOSTです。
 併せてご覧頂く事で、メニューの考え方について理解を深めて頂く事ができます。

成果物

  • 業務改善の目的フォーマット
    • 今回の業務改善の目的、スケジュール、方針等を記載したドキュメントです。
    • 作成したドキュメントは業務改善を進める際の指針として使われ、何か課題が出た場合はこの内容に従って検討を行っていく事になります。

「キミノマホロ for kintone」は「ITを身近に、業務改善を日常に。」をテーマに、皆さんと一緒になって業務改善を進めるためのサービスです。
ITと聞くと自分達には難しいと思われる方も多いかもしれませんが、ITを身近に感じて、業務改善が日常業務として当たり前になるような企業文化を一緒に作っていきたいと考えています。

kintoneを使った業務改善・システム開発でお困りの場合は、弊社で実施している「キントーンよろず相談会(無料)」でご相談いただけます。お気軽にご参加ください。

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