キミノマホロメニュー解説:【ハ-7】ガバナンスルール作成

キミノマホロ for kintoneのメニューを深く掘り下げていくシリーズ!!

メニューの詳しい解説を通じて、メニュー化した背景や意図を知って頂きます。

【ハ-7】ガバナンスルール作成

キミノマホロは、業務改善に取り組むステップをカテゴリ分けし、カテゴリごとにサービスをメニュー化しています。
このコラムでは、業務改善を実現するための仕組み(システム)を作成するフェーズ「【ハ】業務改善の実行サポート」に含まれる【ハ-7】 ガバナンスルール作成について解説します。

kintoneでの業務改善が進んでいくと、膨大に作成されるアプリを一人で管理することは現実的ではなくなり、複数名(チーム・組織)で管理することになります。
そうなると、運用管理者向けのルールが必要になってきます。

kintoneで内製化する場合、アプリ作成をする方がITの知識を持っていないケースがよくあります。
ルールを設定しないと、作成されたアプリの関連性が不明確になったり、運用に耐えられない形のアプリが生み出されることになり、安全かつ効果的にkintoneを活用することができなくなります

このメニューでは、サイボウズが発表している「kintoneガバナンスガイドライン」および「kintone SIGNPOST」をベースにkintoneの知識や多数の開発実績を元に、お客さまの風土に合わせたガバナンスルールを作成いたします。

進め方

  1. 現状のkintoneアプリの運用・利用状況を整理します。(kintone環境にログインして環境を確認したり、お客さまにヒアリングします)
  2. 運用の体制、運用時のガイドライン、作業内容を作成します。
  3. 運用で必要な作業とルールを作成します。(kintoneアカウントの追加、kintoneアプリの作成・改修など)
  4. 作業に対応した運用フローを作成します。

対応するkintone SIGNPOST

本メニューに対応したkintone SIGNPOSTです。
 併せてご覧頂く事で、メニューの考え方について理解を深めて頂く事ができます。

成果物

  • kintone利用ガイドライン
    • kintone利用者全体に向け、基本的な方針やルールを定めます。
      • kintoneを利用していくための体制・役割の記載
      • 作業内容・基準(品質管理含む)の記載
  • 運用手順書
    • kintoneを運用する際の手順書です。運用時の作業内容とルールを定めます。
      • 作業内容の詳細・対応する業務手順(フロー)の記載
      • 制限事項・注意事項・命名規則の記載
      • 外部サービスおよびプラグイン管理・障害トラブル対応方法の記載
      • 監査ログ・バックアップルールの記載
  • kintoneアプリ構築マニュアル
    • アプリ管理・アプリ作成者向けのドキュメントです。
      • 新規作成時の運用手順・制限・注意事項・命名規則・アプリ設定のポイントを記載
      • 改修時の運用手順・制限・注意事項を記載
    • kintoneを利用して業務改善を行う際は、アプリ作成・改修を繰り返すことになりますのでその際のルールを定めます。
  • kintoneアプリ構成図
    • kintoneアプリ間の繋がりや外部プログラム・外部サービスとの繋がりを図示し、作ろうとしている仕組みの全体像を把握しやすくします。
  • kintoneアプリ設計書
    • kintoneアプリの設計情報です。フィールドの情報、一覧画面やアクセス権の設定情報等がExcelファイルでまとめられています。
    • gusuku Customineの契約が必要です。

「キミノマホロ for kintone」は「ITを身近に、業務改善を日常に。」をテーマに、皆さんと一緒になって業務改善を進めるためのサービスです。
ITと聞くと自分達には難しいと思われる方も多いかもしれませんが、ITを身近に感じて、業務改善が日常業務として当たり前になるような企業文化を一緒に作っていきたいと考えています。

kintoneを使った業務改善・システム開発でお困りの場合は、弊社で実施している「キントーンよろず相談会(無料)」でご相談いただけます。お気軽にご参加ください。

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