新型コロナにも負けない組織であるためにテレワークで気をつけていること

みなさん、こんにちは金春です。

新型コロナは、この記事を執筆している2020年5月27日現在で落ち着きをみせているようには見えてきてはいるものの、まだ第二波の到来も考えられ予断を許さない状態が続いていると感じています。

この２か月ほどで急なテレワークの対応に迫られ、バタバタな状態でテレワークに突入された方も多いのではないかと思います。

今回は、弊社が何を考え、どのようにテレワークを進めているかをまとめてみたいと思います。特段すごいことや特別なことはやっていませんが、これからテレワークをしていこうという方に少しでもヒントになれば幸いです。

なお、今回の記事の内容について詳細をお話しするウェビナーが2020年6月5日にありますので、よろしければ視聴いただけるとうれしいです。

アールスリーのメンバー分布

弊社のメンバーは、全国に分散しています。これは各地に支店や支社があるということではなく、大阪本社と東京支社以外のメンバーは在宅勤務をしています。

この全国への分散がはじまったのは2014年のことでした。このときから弊社では、分散してメンバーが仕事している中で、どのようにスムーズに業務が進むかを模索し続けてきました。

ツールと制度

テレワークに限らず、現在のビジネスにおいて効率よく仕事をするにはツールが重要なのはみなさんご承知のことと思います。ただ、ツールを入れるだけではうまくいかず、そのツールを活用するための制度も非常に重要です。

ツールたち

弊社は、kintoneのパートナーですので、ツールの中心にはkintoneがあります。さらに、弊社で提供している gusuku Customine も最大限活用してものすごく便利なkintoneアプリをたくさん作っています。（これについてはまた別のお話で紹介したいと思います）

さらに、弊社では kintone を中心で様々なクラウドサービスを組み合わせて利用しています。

こんなにたくさんのサービスを使っていると費用がすごいんじゃないか？？？という疑問を持つ方もいらっしゃると思いますが、たしかになかなかな費用を毎月払っていますが、我々が大切にしている考え方として「継続的業務改善を行う」というものがあります。

この「継続的業務改善」を行うには、以下の点が重要だと考えています。

• すぐに使いはじめられること
• 学習に時間がかからないこと
• 構築に時間がかからないこと（できるだけプログラムは書かない）
• やめようと思えば最低でも1年後にやめられること

弊社はシステム開発会社ですので、作ろうと思えば大半のものは作れるのですが、プログラミングはどうしても時間がかかります。ですので使えるサービスで、しかもノーコード（ノンプログラミング）で利用できるのであれば、費用がかかってでも試すというポリシーを持っています。

社内のエンジニアの時間もコストなので、社内の人間は実ビジネスに時間を使ってもらって、外部に頼れるところは外部に頼るということですね。

また、全国にメンバーが分散していますので、インターネット経由で利用できるというのも重要なポイントです。いちいちVPN接続しないと使えないようなサービスはなるべく避けるようにしています。

テレワークがうまくいくための制度

ツールは揃ったとして、それはうまく使うための制度も必要です。個々のツールに対する制度というよりは、自宅も含めた遠隔地にメンバーがいることを前提とした、距離を感じさせない制度がポイントになります。

朝ミーティング

弊社では毎朝ミーティングがあります。これは全員参加で、カメラもオンです。毎朝各自が前日の作業内容と今日の作業予定と困っていることなどを共有します。全員なので１人あたりはほんの少しですが、毎日顔を見ることで、風邪っぽそうとかそういうことがわかるので、遠くにいても遠さを感じなくなります。

ちなみに、ミーティング時以外の業務中はカメラをオンにしたりはしません。コミュニケーションは下に記載するようにチャットで行います。また、テレワークのメンバーを監視したいという思いも全くないので、業務中のカメラオンは必要性を感じていません。

チャットで雑談

テレワークにおいてチャットは重要です。弊社のコミュニケーションの中心もslack（チャットツール）です。チャットをコミュニケーションの中心に置く場合、雑談をそこで行えるようになることが重要だと考えています。業務上の連絡しか行わないと、業務上関連する人としかコミュニケーションしないことになり、距離感が生まれます。

弊社では自由に雑談していいことにしており、雑談用のチャンネルにはたわいもないことが日々流れ、そこでは上下関係に関係なくツッコミが行われています。

運動不足解消

これは少し特殊な例ですが、テレワークは運動不足になりがちです。毎日の歩数も劇的に減りますので、少しでも運動不足を解消するために、オンラインでピラティス講座を実施しています。

たまたま社内にピラティスの講師資格を持っているメンバーがいたため、そのメンバーにお願いして実施しています。

プロとしてベストな環境を整える

我々はITのプロです。弊社メンバーにはプロとしてベストなパフォーマンスを出すことが求められます。ただ、テレワークをする場合、各自の働く環境は様々です。各メンバーが何を必要とするかも人によって変わってきます。

そのため、弊社ではPowerBudgetという制度を設けています。このPowerBudget制度では、各メンバーに一定の予算が付与され、その予算を執行する権限を委譲しています。各メンバーは必要に応じてその予算を使うことで、自分がベストパフォーマンスを出すための環境を整えています。

まとめ

弊社ではこのようにツールと制度を整備することで、違和感なくテレワークできるようになっています。そのため、新型コロナの影響もほぼ受けずに業務の遂行できています。

弊社の行っている内容をそのままみなさんの会社に適用することは難しいかもしれませんが、そのエッセンスだけでも利用していただければと思います。

また、ご紹介したようなサービスをどう組み合わせて便利な仕組みを作っていけばいいか悩まれている方はぜひ弊社にご相談ください。

詳細はウェビナーで

上でもご紹介しましたが、今回ご紹介した内容を詳しくお話するウェビナーが2020年6月10日にあります。もし興味を持たれたらぜひご参加ください。

そのほかにもウェビナーいろいろありますので、興味あるものあればぜひご参加ください。

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