kintoneのディスク容量がどのように管理されていて、どのように増えていくかってご存知ですか？公式にはこのページに詳細が書かれているのですが、このページには容量オーバーした時の状況については詳しく書かれていません。
この記事では、kintoneのディスク容量の管理について解説します。
ディスク容量の増え方
こちらの図を用いて解説します。kintoneは標準では1ユーザーあたり5GBのディスクが割り当てられます。（厳密にはkintoneだけでなく、cybozu.com全体での割り当てなのでGaroon等の他のサービスも利用されているとそれらのサービスでのディスク使用量も含みます）
ディスク増設の契約をしていない限り、このユーザー数×5GBが「契約容量」となります。
確保したディスクは、大きく以下の4つに分類できます。
- 空き領域
- データ領域
- 監査ログ領域
- 添付ファイル領域
通常、ディスクは①のような状態になっているわけです。
普通にkintoneを利用しているとどんどん増えてきますので、②のように空き領域が減って、それ以外の3つが増えます。
レコード削除・アプリ削除
「空きが減ってきたし、ちょっと整理するか」
kintoneを管理していると残り容量が減ってくると気になりますよね？そこでkintone管理者であるあなたは、使われていないアプリを精査し削除します。また、使われているアプリでも不要なレコードがあれば削除します。
「よし、これで空いただろう」
と思いますよね？残念ながら空きは増えません。アプリ、レコード消しても空き容量は増えません。この時に増えるのは「データ領域」内での空き領域です。図の③の状態です。
一度拡張されたデータ領域は2度と減ることがありません。これがkintoneのディスク管理における要注意ポイント、罠です。
「空データ」領域になったデータ領域は、データの格納のためには再利用されます。レコードが増えたり、新たなアプリの運用を開始してディスクを使うようになるとこの部分が使われますが、全体の空き容量に影響を与えないことに注意が必要です。
契約容量オーバー
そんな運用を繰り返しているある日、あるユーザーが大きなファイルを大量に添付するという事件が起きました。
あっという間に契約容量をオーバーします。④の状態です。
サイボウズさんは優しいので、オーバーしてもいきなり「ディスクないのでもう保存させないぞ！」とはなりません。オーバーしてもそのまま利用はできるのですが、「ディスク超過」のメールが送られてきます。
[cybozu.com Store] ディスク使用量超過のお知らせ
というタイトルのメールもらったことありますか？
もちろん保存させてもらえるからといって、この状態を放置するのは良くありません。何かしらの対処が必要になります。
ディスク使用量を減らす方法
ディスク使用量超過のメールをもらうと、ほとんどの方が「いらないアプリの削除」「いらないレコードの削除」をされます。ただ、この対応は上でご紹介したように効果がありません。 一度拡張されたデータ領域は小さくならないからです。⑤の状態です。
じゃぁ、どうすればいいか？
1.添付ファイルの削除
kintoneでは添付ファイルはデータとは別領域で管理されていて添付ファイルを削除するとディスク使用量が減ります。ですので、まずは添付ファイルを減らすことを考えましょう。 添付ファイルを削除するには以下のことを行います。
- 添付ファイルを含んでいる不要なアプリを削除する
- 添付ファイルが多いアプリからレコードを削除する
- 不要な添付ファイルフィールドがあるならそのフィールドを削除する
「そんなこと言われても全部使ってるので難しい」という場合は次の対策を検討します。
2.添付ファイルを含むアプリの履歴取得をやめる
アプリの変更履歴は添付ファイルも対象となります。つまり、1つのレコードの添付ファイルを何回も付け替えると、それまでのファイルもすべて履歴に残ります。
変更履歴がなくても問題のないアプリであれば、変更履歴をオフにすることで、過去の添付ファイルが削除されますのでディスク容量が節約できます。
3.監査ログの保管期間を短くする
cybozu.comには監査ログという仕組みがあります。これにはユーザー操作が記録されるようになっています。
デフォルトではこの記録の保存期間は3年になっています。3年もなくていいという場合は、これを短くすることでディスクが節約できます。ただし、それほど大きな効果は得られないことが多いので、あまり期待しないでください。
4.添付ファイルをgusuku Deploitに逃がす
弊社のgusuku Deploitには添付ファイル保存プラグインという機能があります。これは何かというと、kintoneの添付ファイルを機能を使わずに、gusuku Deploitのサーバーに添付ファイルを保存するというプラグインです。
kintoneの全文検索が使えなくなるなどデメリットはありますが、kintoneのディスク増設よりは安価にディスク追加ができるので、大量の添付ファイルがある場合は検討してみてください。
ただし、すでにkintoneに添付されている添付ファイルを移行することはできないのでご注意ください。
5.ディスク増設オプションを購入する
上のどの手段も効果がない、もしくは、対策する時間がないという方は、ディスク増設オプションを購入しましょう。月1,000円/10GBで追加できます
まとめ
kintoneでディスク容量オーバーになるケースはほとんどが
- 添付ファイル多すぎ
- APIで更新かけてて変更履歴多すぎ
のどちらかもしくは両方です。 ディスク容量オーバーは放置せず正しく対処して、減らせない場合はちゃんとディスク増設オプションを購入しましょう！