勝手にkintone SIGNPOST解説 STEP.3 3-24「ストック情報中心設計」

アールスリーがkintone SIGNPOSTを勝手に解説していくシリーズ!

本文は、kintone SIGNPOSTを読んでいただくとして、kintone SIGNPOSTの各項目についてアールスリーが感じていることや、遭遇したケースなどを紹介します。

STEP.3 3-24「ストック情報中心設計」

このパターンではkintoneのことだけに触れていますが、よく聞かれるのが「kintoneとslack・Teams・ChatWorkのようなチャットとの使い分けがよくわからない」という質問です。

コロナ禍でテレワークが増えたこともあり、離れていてもコミュニケーションできるようにチャットツールを導入する企業が増えています。

このパターンでも書かれている通り、情報はストック情報とフロー情報にわけることができます。ストック情報とフロー情報は性質が違うため、それぞれ適切なツール・機能を使う必要があります。

アールスリーもkintoneだけでなく、slackが導入されています。弊社はコロナ禍前からテレワーク社員がたくさんいますので、主なコミュニケーション手段としてslackが使われています。

slackでは雑談もありますし、仕事の相談もあります。ただ、チャットは基本的に流れていくものですので、蓄積しないといけないことは書きません。

たまにあるのが、slackで会話していたことからTODOが発生するケースです。その場合はそのTODOの経緯を記録するためにslackの会話をコピーしてkintoneなどの蓄積するために用意しているツールに転記します。

このようにアールスリーでは、

  • ストック情報:明日以降見直すことがある、検索する可能性がある情報
  • フロー情報:見直す必要はない代わりに、リアルタイムに近いことが大切な情報

という切り分けをしています。実はslackがあることによって、アールスリー社内ではkintoneのスレッドは使っていません。スレッドも使うと見ないといけない箇所が増えてしまうからです。かたやkintoneのコメントはかなり使います。これはデータにひもつく議論はkintone上でやったほうがわかりやすいからです。

このパターンでは、コメントはフロー情報として扱われていますが、実はコメントはストック情報としての側面を強く持っています。なぜなら、コメントでの議論に基づいて次のアクションが決まることがあり、そうするとそう決まった経緯の記録としてのコメントにはストック情報としての意味があるからです。

ただ、kintoneのスレッドも設計思想からこのストックとフローが意識されています。kintoneの基本機能にあるスレッドアクションをご存知でしょうか?

これは、スレッドへの書き込みをアプリのデータにコピーできる機能です。スレッドでの会話からTODOが発生したときに、TODOアプリにその発言をコピーしてレコードを作成できます。

システムに不慣れなお客様とお話をしているとこのストックとフローの関係をご存知ないことがよくあります。

kintoneアプリにはストック情報が蓄積されるべきです。みなさんも「これはストックかフローか」を意識して情報を整理してみてください。

kintoneでの業務改善・システム開発で困った場合は、弊社で実施している「kintoneよろず相談会」でご相談いただけますので参加してみてください。