kintone(キントーン)のはじめかた(1) 業務改善の基礎

公開日 2019年4月12日 | 更新日 2019年6月13日

キントーンで業務改善したい!

「キントーンで業務改善したい!」と考えキントーンの画面を開かれたあなた、ちょっと待ってください。いきなりキントーンを開くのは、絵を描くときに何を描くか決めずに筆を握るようなものです。

業務改善をはじめようとしている方こそ、丁寧にすすめていくのをオススメします。

この記事では、業務改善初心者の方に向けて、どのように業務改善をしていけばいいかをご紹介します。 これから説明するステップはすべてを必ず行う必要はないですが、曖昧だなと思われる部分があるならば、部分的にでもやってみるのをオススメします。

また、各ステップでも100%を目指す必要はありません。70%くらいできたと思ったら次のステップに進んでください。キントーンで業務改善するメリットは、失敗するリスクが小さいところにあります。失敗は必ずしも悪いわけではなく、規模が小さいうちに失敗するのが大切です。そのため、時間をかけて100%を目指すのではなく70%くらいで次へ進みやってみて、問題が見つかったら直すステップを繰り返すスタンスで進めるのを覚えておいてください。

キントーンでの業務改善のステップ 〜下準備〜

1. ゴールイメージの定義

業務を改善するときに、それが何を目的としているかを明確にするのはとても大切です。そして、その目的を関係者全員で共有し合意しておくのも更に大切です。業務改善やシステム開発は、個別最適に陥りがちで、関係者が自分に都合のいい要望を出してきます。それ自体は悪い姿勢ではありませんが、その時に、共有しているゴールイメージと照らし合わせて、そのゴールに向かっているのかどうかがその案を採用するかどうかの大きな判断基準となります。

今から作るシステムで何を改善しようとしていて、どうなればいいのかを箇条書きでいいので書き出して共有しましょう。

  • 日報作成業務を社外でも出来るようにして、会社に戻ってくる時間を1人平均月5時間削減する!
  • 請求書作成業務に、毎月8時間かかっているのを3時間以内に出来るようにする!
  • 紙で作成している見積書を無くす!

などいろいろ考えられます。

2. 業務分析

次に今の業務の棚卸しを行いましょう。システム化したい業務についてプレイヤーと時間軸でどう流れていくのかを分析します。 次の図のように、縦にプレイヤー(業務を進めるそれぞれの担当)と横に業務のステップを並べて、それぞれでどのような作業があるかを記載する業務フロー図を描いてみるのもおすすめです。

このとき、自分で担当している業務以外については、必ず各業務を実際に行っているメンバーにヒアリングを行って作成してください。想像や聞いて知っているレベルで描くと、現実とは異なってしまう可能性が高くなり、意味のないものになる危険があります。

業務フロー図を描くときは、あまりイレギュラーな流れを書き込まずに、まずはメインとなる流れを描くようにしてください。イレギュラーな業務がどれくらいの割合であるかにもよりますが、例えば100件に1件くらいのイレギュラーであればこの時点では無視してください。1件のイレギュラーを改善するよりも、その他99件を改善したほうが効果が高いです。

業務フロー
業務フロー

この記載ができたら、各々の業務ボックスで、どれくらい時間がかかっているかを考えてみましょう。業務フロー図の各ボックスに時間を書いていくのもおすすめです。

さて、ここからが分析の本丸です。次のようなポイントを考えながら業務フローを見直してみてください。

  • 無駄に時間がかかっていないか?
  • 待ち時間はないか?
  • 本当に必要な作業なのか?

見直しできたら、その改善点を踏まえた新業務フロー図を描いてみるのもおすすめです。

3. 現在の業務資料の分析

キントーンによりシステム化する前である現在は、紙やエクセル等様々な資料を用いて業務を行われていると思います。上で作成した業務フローの業務ボックスごとに、どのような資料が使われているかを整理していきます。

このとき、以下のようなポイントに注意してみてください。

  • 業務の対象(案件や顧客や商品等)を特定できる情報(キーとなる情報)はあるか?
  • 本来必要ではない情報が載っていないか?
  • 1つの項目に、複数の情報を載せていないか?
  • 複数の資料間で共有されている(転記されている)情報はなにか?

基本的には、今お使いの紙やエクセルの資料をキントーンアプリとして作成していきますが、このとき今の資料をそのままキントーンアプリ化してもうまくいきません。各資料間のつながりや重複する情報を整理しておかないとおかないと、キントーン上でも無駄のある形でアプリを作ってしまう場合があります。

4. キントーン化する対象の検討

さて、ここまで整理できたら何をキントーンアプリ化するかを考えましょう。 業務フロー図もしくは新業務フロー図上で、キントーンで行うようにする業務ボックスを決めていきます。このとき、すべての業務を1つのキントーンアプリにするのか、複数のアプリで業務を回すようにするのかを考える必要がありますが、まずは1つにできないかを考えてみてください。

1つにできるかどうかを考えるポイントが、3で行った資料の分析です。各資料で管理している情報をキントーンに入れるようにしてアプリ化していくわけですが、このとき、ほとんど関連性のない情報を管理している資料を1つのアプリに入れてしまうと、そのアプリはわかりにくいものになってしまいます。

あるキー情報に関して管理すべき情報を1つのアプリに入れると考えてください。違うキーに紐づく情報を入れたいと思ったらそこで一度立ち止まりましょう。

何をキントーンアプリ化するかが決まったら、いよいよキントーンアプリを作成していきます。

まとめ

キントーンで業務改善をはじめるときに必要は前段階の準備についてご紹介しました。慣れてくるとこれらの作業はほとんど頭の中でやってしまえるのですが、はじめのうちは丁寧にやっていくほうがよいかと思います。

業務フロー図を描いてみると、意外と無駄な作業があるなと分かってくると思います。「いかに問題に気づけるか」がポイントですので、手書きでもなんでもいいので描いてみて、俯瞰してみるのをオススメします。

続きは後日公開する「kintone(キントーン)のはじめかた(2)」にてご紹介します。


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