「なんとかすることができる！」と考えられるようになってきたのは gusuku Customine のおかげなんです
信幸プロテック株式会社
専務取締役 村松 直子 様
kintoneユーザー同士が貴重なノウハウやアイディアを交換し合うイベントkintone hive。東北で開催されたkintone hive sendaiで登壇し、社員同士でkintoneを積極的に活用している点が高評価を得て、kintoneAWARD ファイナリストに選ばれた信幸プロテック。kintone導入当時から考えると、アプリの数もぐんと増え、活用の幅もどんどん広がりを見せている同社にお話を伺いました。
【課題】社員から上がってくる「こうなったらいいな」に応えられないもどかしさ
信幸プロテック株式会社は、岩手県にある空調の会社です。法人向けの空調設備や水まわりの取り付け、メンテナンスをメインに、個人向けにも住まいの設備修理等のリフォームを提供。1974年の創業以来、実績と歴史を重ねてきています。ポリシーは、“社員全員で、共に育つ”。現在の社員数は、38名。日中、サービス部や工事部はほぼ社内にいないため、朝に社員全員で勉強会をしたり、2〜3日みっちり年度計画を立てる日を設けるなど、意識をして社員の気持ちをまとめています。
kintoneを活用することになったのは、顧客情報が4千件、管理機器情報が1万件を超えた頃から。もとは、社内サーバーに設備会社用のパッケージソフトを活用して顧客管理を行っていましたが、社内サーバーでの管理の限界を感じはじめ、kintoneを活用することに。作るまでに時間がかかったけれど、日常業務で必要なアプリは各自に作ってもらいながら、社員それぞれが使いこなせるようになりました。しかし、IT業務に関してコンサルタントや委託先を設けず、村松氏がほぼ一人で行っていたため、社内から改善案が上がってきても、対応できずにいました。社員全員が「会社をよくしていこう」という気持ちで仕事に取り組んでいるため、「どこに課題があるか」も積極的に見つけてくれますが、せっかく社内の声が上がってきているのに、期待に応えられないのが悩みでした。
【選定のポイント】違う角度から突破口をくれる存在
そんな中、gusuku Customineを活用するきっかけとなったのは、Cybozu Days 2018。アールスリーのブースに立ち寄り、接点を持ったのがきっかけでした。
当時、社員から改善点として上がっていたのが、「アプリ遷移に関する、無駄な動作の見直し」。例えば、物件管理に関しては、
1. 物件情報のアプリで受付情報を書き込む
2. サービスマンのスマートフォンに一斉通知
3. 受付アプリに移動
4. 情報登録
5. 履歴アプリに移動
6. 履歴を入力
という手順を踏んでいましたが、アプリを遷移するステップがなければ、もっと作業が効率化できます。
それぞれの作業は大したことないのですが、毎日繰り返すとロスになってしまいます。「ムダなステップをなくすためにはどうしたらいいのだろう…」何度考えても、特化した機能はなかなか世の中にありません。
そんな、アールスリーの存在を思い出し導入サポートを活用。オンラインでの対応でサクサク解決することができ、社員にもとても喜んでもらえました。「素人の頭で考えると全然考えつかないアドバイスをいただいて、すぐに問題解決。考え方を変えるだけで、こんなにすぐできるんだ！と感動し、視界が開かれた気がしました」。
その後、しばらくはフリープランで利用。しかし、日常業務でgusuku Customineを使ったカスタマイズを積極的に利用する中で、今後、gusuku Customineを使い続けるかどうかを考えた時、村松氏の中では「使わない」という選択肢はありませんでした。それほど、彼女の中ではgusuku Customineは「なくてはならないもの」になりつつあったのです。
【運用と効果】gusuku Customineがあれば、どうにかなる！最短距離で課題解決
「私自身、特別ITに強いわけではないので、せっかく導入してもしばらくほったらかしにしてしまっていました」。gusuku Customineを導入しても、しばらく活用ができていなかったという村松氏。積極的に活用するようになったのは、東京で開催されたカスタマイズ体験会に出向いたことでした。いろいろな使い方を教えてもらい、「あれも、これも、うちの業務に活用できる！」とすっかりやる気に。
帰社してから、早速教えてもらったことを活かして、カスタマイズ作業を行いました。例えば、タブ表示や一覧画面にキーワードで検索できるフォームの設置、日付から曜日を取得する方法、コメント欄を初期状態で閉じること、情報ダイアログの活用etc…。CybozuDaysでもらったカスタマイズのテンプレート集も活用しながら、どんどん便利に使うことができるようになったそう。
「『こうなったら便利なのに』で止まってしまって、諦めてしまうのではなく、『なんとかすることができる！』と考えられるようになってきたのはgusuku Customineのおかげなんです」と村松氏。
使い続けるコツはチャットサポートを活用すること。分からないことがあれば、気軽に質問して、課題解決のモチベーションを保ったまま、作業を行うことができています。チャットサポートのクオリティは、提供している会社によってさまざま。返信が数日後になったり、BOT対応で求める答えが返ってこないケースなども多く、「聞きたい」と思った時にストレスなく解決できるサポートはなかなか少ないように思います。そんな中、「アールスリーのチャットサポートは質が高い！」と語る村松氏。「私は、やろうと思ったときに聞けないと、一気に嫌になってしまうタイプ。アールスリーのチャットサポートは、質問するとパンパーンと返ってきます。説明下手な私でも、スクリーンショットを送ると、『なるほどこういうことですね？では、ここはどうなっていますか？』とオンラインでも答えに最短距離で導いてくれます」と、喜びの声。
アールスリーでは、個人の知識ではなく、サポートチーム全員の “集合知” で返信しているので、誰が回答しても常に「最適解」を返せることが自慢です。村松氏は、そんなチャットサポートを活用し、どんどん業務を改善していきました。
最近作ったのは、物件情報アプリからBox上にあるファイルを開ける仕組み。情報共有がスムーズになり、社員にも喜ばれたそう。最初は、目標を達成するための思考が行きつかない感じでしたが、最近ではすっかりカスタマイズ脳に。gusuku Customineをどんどん活用して、やりたいことを実現できるようになってきました。
【今後の展望】社員のモチベーションをつくり、働き方改革へつなげていく
「働き方改革」にも取り組んでいる、信幸プロテック。kintoneとgusuku Customineは、働き方改革に対しても一役買っているようです。
「社員の意欲を生かすこととkintoneの掛け合わせは、とても相性がいいんです。例えば、『仕事のここが困っている』『もっとこうなったらいいのに』といった意見が出たとしても、『どうにもならない』、『言う場所がない』会社って多いと思うんです。kintoneは、希望する項目を感覚的に置いていくと、素人でも仕組みをつくれるので、解決したい課題が発生した瞬間に、個々が手を動かして取り組むことができます。完成してからも、その場で、社員同士で、ワーワー言いながら改善ができる分かりやすさ。ちょっと難易度が高いカスタマイズも、Customineがあれば解決できます」と村松氏。自分の業務改善に取り組むことで、他の社員も喜び、「仲間の役に立てた」ということがモチベーションにもつながって、よい循環が生まれているようです。
また、2017年から働き方改革として取り組んでいることの一つに、社員の「スキルマップ作成」があります。社員のうち誰がどんな仕事をできるのかを “見える化” していく作業なのですが、これを作ると、「どんな仕事があって、誰ができるのか」が一目瞭然。一定の人しかできないものに関してはマニュアルを作るなどしてできる人を増やし、作業に偏りが出ないよう調整を加えます。ほかにも「社員の１日のタイムスケジュールを測定」を行っていて、“時間をかけたい業務”、“時間をかけたくない業務” を洗い出し。“時間をかけたくない業務”ほど、時間をかけてしまっているという現状が浮き彫りになりました。
時間をかけたくない業務の一つに “会計” がありますが、会計の仕組みをクラウドに移行できないかと考えている村松氏。kintoneとクラウドを連携させようとすると、上手く行かないことも多々あるので、gususku Customineを活用し社内業務をどんどん効率化していく予定です。
まだまだIT化の余地がある空調業界に風穴をあける、信幸プロテック。空調に関しては、メーカー独自の仕組みを使わないといけないシーンもまだまだ多い中、目指しているのは「マニュアルを見なくても、感覚的に、誰もがわかる仕組みづくり」。これからのgusuku Customine活用にも期待が高まります。
貴重なお話をありがとうございました。
取材 2020年9月