高速で変化するITビジネス。追従するには業務システムを内製化したい。その最適解が「kintone✕アールスリーの土台開発✕gusuku Customineでの社内改善」でした
ポスタス株式会社
コーポレート統括 泉 大五郎 様
コーポレート統括（kintone管理者）星野 愛 様
カスタマーサクセス 鈴木 康貴 様
カスタマーサクセス 導入運用グループ 小梶 桜花 様
カスタマーサクセス オンボーディングチーム 村山 玲弥 様
クラウド型モバイルPOSレジの「POS+（ポスタス）」を提供するポスタス様は「POSレジ受注後に発生する一連の業務」を正確に行うための基幹システムを、サイボウズ社のkintoneとアールスリーの開発で構築。ノーコードでkintoneをカスタマイズできるgusuku Customineを導入し、運用開始後はアプリの調整や新規作成を自社で行っています。一般的にはシステム開発会社に依頼するレベルの複雑なアプリ作成や改善業務をいかにして内製化したのか、そこに至るまでの道程をうかがいました。
クラウド型モバイルPOSレジ「POS+」を提供する会社
「POS+」はiPadを基軸にしたサービスで、アプリだけでなくレシートプリンター・バーコードリーダー・アクセスポイントなど付随設備もセットで販売しています。受注後は機器を店舗に設置し、アプリの設定から利用に向けたトレーニングまでを一貫して提供します。受注登録から請求までの一連の業務を5つの業務チームが連携して行っています。
「POS+」の納品業務を複数のツールで管理しており、連携ミスが発生
Q:kintone導入のきっかけを教えてください。
泉様
「POS+」の納品には「受注登録・現地調査・機材発注・請求・問い合わせ対応」などのフローがあり、5つの業務チームが連携して対応しています。以前はプロジェクト管理ツールのBacklogで納品管理をしており、同ツールでできないことをExcelやAccessで補っていました。コミュニケーション手段はメール、請求業務はOBICでした。しかしこの管理方法には、連携ミスが発生しやすい・データの二重持ちによる業務負荷が高い・業務の全体を俯瞰できないなどの問題があり、一連の業務を一元管理できる社内の共通ツールを作ろうと思いました。
システム基盤はkintone、開発会社はアールスリー1択
Q:kintoneと開発会社選定の経緯を教えてください
泉様
我々のビジネススピードは速いです。一元管理ツールは、いずれ業務に合わせて社内でシステムを変更できるものがいい。これができるのがkintoneでした。ツールはkintoneと決まったものの、社内に時間的余裕はなく、属人的で手運用の多かった業務を「仕様化できる人」もいなかったので、かなり最初の段階から開発会社のアールスリーに入ってもらいました。というのも、私は前職時代にアールスリーと取引経験があったからです。当時、課題とアプリの構想を伝えると試作品のkintoneアプリをすぐに作ってくれて、細部の要望を伝えると目の前で変更をしてくれました。「こんなスタイルで開発ができるのか！」と凄い衝撃を受けたものです。業務内容の整理整頓からkintoneの構築までをアールスリーなら信頼して頼めると思いました。
システムの土台は内製化を目指して極限までノーコードで開発、一気通貫の社内ツールが完成
Q:今回開発したkintoneアプリについて教えてください
小梶様
「POS+」の受注後フローは「受注登録・現地調査・機材発注・請求・問い合わせ対応」など大きく5つあります。以前は「Backlog＋Excel＋メール」でバラバラな情報を集めながら対応していましたが、この工程を全てkintoneに集約し、それらの情報が関連情報としてすぐに確認できるようになりました。これだけでもかなりの時間短縮になったと思います。
泉様
アプリの土台部分の開発はアールスリーにお任せしました。開発にあたり重視したのは、運用開始後にkintone開発を自社で引き継ぐために、ノーコードでkintoneをカスタマイズできる「gusuku Customine ※」でアプリ構築を行うことでした。
※ gusuku Customine とは？
kintoneアプリのカスタマイズにはJavaScript によるプログラミングが必要です。gusuku Customineはノーコードでkintoneをカスタマイズできるツールで、プログラマーが社内にいない場合でもkintoneのカスタマイズが可能です。
可能な限りノーコードでの開発を希望していたので、Customineを使わずにJavaScriptによるプログラミングを行ったのは、難易度の高い機材の発注データを作成する処理、請求予定データを作成する処理だけでした。
たくさんの業務パターン、複数の部署を流れていく作業を整理整頓
Q:開発の様子について教えてください
鈴木様
まずはこれまでの業務の流れをアールスリーにお伝えしたのですが、いろいろなケースをお話ししているうちに開発内容は想像以上に複雑なものになると思い始めました。現状の業務パターンが多く、かつ各人が色々なツールで実行しているのでどのような仕様にすれば良いかをすぐに判断できなかったのです。ここからはすべての現状業務を理解することを先に行うのではなく、ある程度の現状理解をもとにあるべき業務の流れをアールスリーと一緒に設計し、それと現状とのFit&Gapを行いつつ仕様の微調整を行っていく、という進め方にシフトしていきました。
受注後業務の複雑さ
- プロダクトの種類×販売代理店の数だけ特殊業務がある
- 業務パターンごとにBacklogのプロジェクトが存在し、使い分けしていた
- 新製品の登場などで時々業務パターンの変更が必要
- 業務パターンごとの違いを5チームに理解してもらいながら業務を進めないといけない
- Backlog、Excel、メールおよび属人的方法に依存している、かつ、チームごとのやり方となっており、他チームの事は把握できていない
- 外部の委託業者や商品の発注先と連携する必要があるため、そこも考慮に入れたシステム設計が必要
例えば受注登録業務。以前は商材や販売代理店ごとにBacklogのプロジェクトがあり、受注内容に合ったプロジェクトに毎回ログイン・入力するという手間のかかるフローでした。この業務を「受注案件アプリ」1つで可能にするための仕様検討では、販売代理店は違えども共通化できる入力項目とオリジナル設定が必要な項目を整理整頓し、基本は直販のやり方に寄せていく方針で話し合いを進めました。結果「代理店コードを用いて入力項目を出し分ける」方法で受注登録業務を１つのアプリに統一できました。
今回のプロジェクトはとても大変でした。設計フェーズで専任者をアサインできなかったこと、増税のタイミングでレジのリプレース需要が急激に高まっていたこと、自社の法人化※に取り組んでいたことが重なり「マスターデータを用意する」などの自分のタスクが何も進まなかったのです。こんな状況下で2020年の暮に最初の業務をkintoneで開始できたのは、アールスリーの浅賀さんが私のToDoを洗い出し、完了のためにプッシュをしてくれたからです。ありがとうございます。
※ 2020年4月にパーソルプロセス＆テクノロジー株式会社社から会社分割により法人化
運用開始後はアールスリーのサポート✕gusuku Customineでkintone開発を内製化
Q:kintone開発の内製化について教えてください
泉様
最初の1年でkintoneアプリの土台をアールスリーが作り、次の1年でコーポレート統括の星野が現場と調整しながら改善しつつ、別用途へもシステムを広げていきました。今ではバックオフィスでは捺印申請、支払いの依頼処理のWチェック・在庫管理などのアプリを作って業務改善しています。星野は関係部門にkintone管理者を立てることを提案し、周りをうまく巻き込んで、現場から導入促進されるように動いてくれました。トップダウンで導入を進めると「なぜ動いていないのか」という雰囲気になりがちですが、その逆のアプローチが良かったのだと思います。
コーポレート統括 星野様
私はkintoneのカスタマイズをgusuku Customineを用いて行っており、不明点はアールスリーとの月１回のミーティングや日頃の相談を通して進めています。最初は直販だけの管理だったものが、1年経った今では複数の販売代理店の案件管理も稼働できました。また、kintoneで日常業務を行っている小梶や村山がkintoneに興味を持ってくれて、開発仲間が増えたことでさらに業務がスピーディーに流れるようになりました。kintoneとgusuku Customineの組み合わせは、プログラムを書く必要がないので扱いやすく、視覚的に操作ができるから思ったことをすぐに実装できることが大きいです。
オンボーディングチーム 村山様
私は思い通りに業務改善できることが楽しいです。自分で操作をすれば課題を解決でき、それが目に見えて反映されることが大きなモチベーションになっています。私が所属するオンボーディングチームはお客様を訪問サポートするチームで、訪問日の調整管理を行います。以前は訪問予定日をExcelで作ったカレンダーで管理していましたが、チームメンバーの増加で管理が難しくなったためkintoneで「日程調整管理アプリ」を自作して業務改善を行いました。
システム変更の手間が大幅減、請求業務は効率4倍など効果多数
Q:利用効果について教えてください
小梶様
大型案件登録の時間が1企業あたり2時間削減
以前のBacklog管理では、多店舗展開しているお客様は１店舗ごとに入力が必要でした。kintoneではデータのインポート・エクスポートの両方ができるので、店舗データを一括登録できます。1企業あたりの入力時間を2時間程度削減できました。
システム変更の手間が大幅減
新しいプロダクトが走り始め、システムの変更が必要になった場合、以前のBacklog管理では商品と販売代理店の数だけ存在する「Backlogプロジェクト」にログインし同じ変更作業をしていました。kintoneでは「項目」の制御を1回行うだけで済むため、システム変更の手間が大幅に減りました。
設置業者との連携や機材発注時のミスが約3割減
複雑な業務で、かつ見える化が進んでいなかった事により発生していたミスは、kintoneにより2〜3割は減ったと感じています。ミスが減ったことによる作業コストは1日あたり30分、月に10時間にもなります。
紐づく申込書を探す時間が大幅減
Backlog管理時は、紐づく申込書を探すのにとても手間取っていましたが、一切なくなりました。1日5〜10件の捜索作業をしていたので申込書を探す時間は大幅に減りました。
星野様
請求業務は効率4倍
以前はOBICで請求管理をしており、請求書を出すために同じ入力操作が3回必要でしたが、kintoneでは受注案件アプリから請求アプリのデータを作れるので入力作業はすぐに終わります。管理会計は別システムを利用していますが、請求データをkintoneからダウンロードし、管理会計システムにアップロードすればいいのでこちらも簡単です。結果、3人で1週間かけていた作業が、今は2人で4日程度です。案件数は増えていますが、作業人数も作業日数も減り、4倍程度は効率が良くなりました。
村山様
毎朝30分必要だったタスク管理表生成がボタンで一発に
オンボーディングチームでは1日のタスクの可視化に毎日30分かかっていました。以前のBacklogでは商品や代理店のプロジェクトにそれぞれログインし、その日のタスクを洗い出してExcelにまとめていたからです。一方kintoneでは1クリックでタスクを出力できるので、毎朝のタスク洗い出しが5分以下になり、ストレスも減りました。小さな作業ですが助かっています。
人手不足でシステムづくりに手を出せていない会社の良きパートナー
Q：最後に、アールスリーの開発を検討されている方にメッセージをお願いします
泉様
アールスリーはまさにkintone開発のパートナーです。開発では我々の希望を言われるままに実現するのではなく、それだったらこうしたほうが良い、ここにお金をかけるのはもったいないなど、我々の業務のことを考えてご支援をいただきました。gusuku Customineの開発元だからkintone開発の内製化もサポートいただけるので、自分たちのビジネスのスピードに業務をフィットさせていけるようになります。人手不足でなかなか業務改善やシステムづくりに手が出せていない会社には良いパートナーではないでしょうか。
アールスリー営業 林より
今回のようなそこそこの規模のシステムにおいて、アプリの土台を外部へ依頼し、その後に自社で引き継いで内製化する、ということが出来るのは kintone×gusuku Customine という組み合わせだからこそでしょう。特に導入間際のフェーズにおいて、現場に当てながら微調整していく場面では、自社でやるからこそのスピード感が出せますので、費用面も含めてとても有意義な引継ぎの仕方だなと思いました。
アールスリー開発責任者 浅賀より
ポスタス様の開発では、最初の3ヶ月は仕様検討とアプリ開発を並行で行い、標準機能のみでアプリの土台部分を作成しました。その後カスタマイズが必要な部分をgusuku Customineを用いて実装しました。運用開始後はポスタス様の内製化をサポートするために質問にお答えしたり、月1回ペースでミーティングを開いたりしています。kintoneの標準機能やgusuku Customineを用いたノーコード開発、運用開始後のサポートが、内製化成功の鍵でした。
アールスリー開発者 與那城より
ポスタス様の開発ではカスタマイズ全般を担当し、gusuku Customineを用いたノーコード開発とJavaScriptを使った開発を行いました。開発終了後はポスタス様がカスタマイズを引き継ぐということでしたので、gusuku Customineの補助機能を用いて、動作の意味が理解できるようなコメントを挿入したり、処理が大きくなりすぎないように分割したり、処理の流れをシンプルにしたりと、ポスタス様で業務の改善を行なう時に、すぐ理解できて、スムーズに改善作業ができるようなカスタマイズ内容になっていることを心掛けました。ポスタス様が内製化に成功されてとても嬉しいです。
貴重なお話をありがとうございました。
取材 2021年3月