コロナ禍の中、わずか2週間でkintoneと連携した緊急アンケートフォームが完成し、迅速に調査を実施できました
大阪府
スマートシティ戦略部 スマートシティ戦略総務課 調整グループ 主査 林 嵩大 様
政策企画部 企画室 推進課 推進グループ 主事 福田 稔 様
大阪府 政策企画部は「新型コロナウイルス感染症による経済等への影響調査」を実施するために、「サイボウズ社のkintoneと連携したアンケートフォームの構築」をアールスリーに依頼されました。今回は、開発会社選定の経緯や開発の様子について、林様と福田様にお話をうかがいました。
保健所と「コロナウイルス感染症患者情報」を速やかに共有したい
Q：阪府庁にkintoneが導入された経緯を教えてください
スマートシティ戦略部林様）
2020年4月、大阪府では府内の新型コロナウイルス感染症患者の人数や健康状態を素早く把握する必要がありました。患者情報は保健所（18箇所）に集まるのですが、kintoneを利用すれば保健所と大阪府がリアルタイムに情報を共有できるようになり効率化が図れるのではと考え、サイボウズ社に声をかけたところ、有事であることから全面的な支援をいただけることとなり、導入を決めました。
導入後の1週間で「新型コロナウイルス対応状況管理システム」を健康医療部の職員と連携しながら私ともう1人の職員が作成し、その後1週間かけて保健所に利用方法を説明しました。動き出したのは4月20日からです。同システムは、主に①患者情報を管理するアプリ、②患者が自分で健康観察の状況を入力できるアプリ、③病床の空き情報を管理するアプリの3つで成り立っています。
複雑なアンケートフォームを期限内に作成したい
Q：アンケートフォーム作成を外部に委託した経緯を教えてください
事業者向けアンケート担当の福田様）
同じく4月に企画室推進課では、大阪府の事業者様に対して「コロナ対策のための緊急アンケート」を実施することになりました。コロナによる状況は刻一刻と変わるため、速やかに結果を回収・分析できる方法を求めていました。そこでこのアンケートでは、ツールの選定やアプリ作成方法についてスマートシティ戦略部の林さんに相談し、「kintoneとフォームブリッジの連携」という方法で自作することに決めました。20問、約20,000社へのアンケートを作る作業は、私がかかりっきりで1週間も必要でした。
次のアンケートは設問数が2倍の40問で、回答内容による設問の分岐を考えると60コンテンツにおよぶ複雑な内容です。アンケートの実施日が間近に迫る中、前回よりもはるかに複雑なフォームを自作するには、時間も技術も足りませんでした。そこで開発を外部委託することに決め、kintone開発ができる会社をサイボウズ社に紹介いただきました。
アールスリーの決め手は、親身な対応とリスクを取って頂いたこと
Q：開発会社にアールスリーを選んだ経緯を教えてください
初回問合せの電話にはアールスリーの林さんが応対されたのですが、この時にとても親切に対応いただいたことが感情的な面での決め手でした。私はITの素人で、初めてkintoneに触れたのも4月、開発を依頼したのも初めてだったため、見積りに必要な「仕様を伝える」ための知識が全くなかったのです。
そんな中、納期が2週間と短い中で比較見積に必要な仕様決めの相談に親身に乗ってくれました。おかげで、正確な見積に必要な情報が一部不確定ではありましたが、比較見積が実施でき、「1回あたりのアンケート作成料金 ✕ 5回以内」という形でご提案いただいたアールスリーに依頼を決めました。
アールスリー営業 林より
今回のご依頼は、開発期間が2週間もない超短期案件であることと、アンケートの項目やカスタマイズの内容に不明点がある状態での見積ということで、金額の算出は大変悩みました。これはコロナウイルス感染症で影響を受けている大阪府の事業者さまのために弊社が協力できることかもしれないと思ったので、項目数が不明瞭なことを承知のうえでアンケート1回の作成料金を定額とし、必要な回数をお受けする形のご提案をしました。
アンケート結果がリアルタイムにkintoneに蓄積され、集計や分析も簡単
Q：開発したアンケートシステムの内容を教えてください
調査用のアンケートフォームは、kintoneとフォームブリッジ（アンケートフォームを作ればkintoneにデータ連携できるツール）で作成しています。
アンケートの回答はkintoneにリアルタイムに蓄積されます。たまったデータはkintoneアプリで自由自在に集計・分析ができます。この機能を利用してアンケート結果の集計・分析をすぐに始めることができたので、結果を手入力する場合に比べて約2週間も早く政策に活かすことができました。
勝手が分からない、2週間しか期間がない。その中での迅速な修正対応に感謝
Q：開発の感想を教えてください
アールスリーさんにはかなりご迷惑をかけてしまったと感じています。というのも、1回目は勝手が分からない状態だったこともあり「アンケート調査のプロに質問文の改善案も込みで頼むような感覚」で作成した質問リストをお渡ししてしまったのです。約2日というスピードで「たたき台のアンケートフォーム」が提出されたものの、質問文がイメージ通りではなく軌道修正が必要でした。
そのため、アールスリーの鈴木さんには画面の細かい設定に関して「あれはできますか？これはできますか？」と締め切り直前に色々言ってしまいました。鈴木さんは電話をするとすぐに対応してくれたので、離れていても近くにいて開発してもらったような感覚でした。この素早い対応なくして今回の調査はできなかったと思います。
開発担当：アールスリー鈴木より
締め切り直前に修正指示が来ると、電話をしながら画面を修正し、その場で確認をしてもらっていました。納期を絶対に守るために、スピード感を意識して対応をしました。
開発担当：アールスリー大澤より
コロナ禍だったこともあり、フルリモートで開発を行いました。具体的には、メール、電話、Zoomによるテレビ会議、kintoneにログインしてアンケートフォームの開発画面を確認する方法を組み合わせて開発を進めました。2週間という短期開発だったので打ち合わせ回数は2〜3回でした。
コロナ禍において速報性のある仕事が可能になる
Q：最後に、アンケート調査のオンライン化を検討している方にメッセージをお願いします
アンケートをオンライン化するメリットについて
ネットでアンケートができると、すぐに結果を集計・分析できるので、速報性の高い仕事ができます。このインタビューの時点で、第3回目のアンケートを実施中なのですが、回答数やどんな業種から回答が得られたのかを速報ですぐに確認できています。
アンケートフォーム開発の回数契約について
コロナの状況は予測不可能であり、すぐさま調査が必要な事柄が沸き起こることもあるでしょう。そんな中、アンケートフォーム開発の年間契約があるおかげで、スピーディーに調査を開始できることは本当に助かります。回数契約をご提案いただいたことはとても大きいです。
アールスリーの開発について
「素早く対応していただけること」がアールスリーさんの特徴です。たったの２週間で画面を作るのは難しいことです。かなりしんどい作業だったと思いますが、締め切りまでに完成しました。もしアールスリーに頼んでいなかったら、調査自体が動いていなかっただろうと思います。今後の残りの調査についてもお願いすることになるので引き続きよろしくお願いします。
貴重なお話しをありがとうございました。
取材2020年7月