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開発実績

gusuku Customine活用

NDIソリューションズ株式会社様 事例紹介

2020-10-19

自社で活用して確信!ショーケースとしてお客様にもオススメできる gusuku Customine

NDIソリューションズ株式会社 営業本部営業戦略部 部長 増田 浩和 様 BPA推進部 部長 西村 美保 様 営業本部ソリューション営業部ソリューション営業課 藤木 卓馬 様

 NDIソリューションズ株式会社様では2016年にkintoneを導入、全社員約190名が利用しています。同社のkintoneとの関わりは大きく2つあります。1つ目はユーザー企業として自社の業務デジタル化に活用することで、2つ目はサイボウズのパートナー企業としてkintoneを提案販売することです。

【課題】JavaScript カスタマイズへの挑戦と挫折

 kintone自社利用の中心となるのは主にバックオフィス機能を担うBPA推進部でした。BPA 推進部では社内の業務効率化を行うために多数の kintoneアプリを構築・運用していましたが、運用する上でいくつかの課題を抱えていました。

 kintoneの標準機能だけの運用に限界を感じてプラグインを利用していたものの、複数利用した際にプラグインの競合問題が起こりました。これを解決するためにはJavaScript でのカスタマイズしかないと思い、BPA推進部の主要メンバー数名がJavaScriptを勉強しようとしましたがシステム開発の専門家では無いスタッフが片手間で学習するにはハードルが高く、挫折してしまいました。

【選定のポイント】挫折したところにヒーローとしてgusuku Customine が登場

 「もっと簡単にkintoneをカスタマイズできたら良いのに。」そう考えていた矢先に、自社が販売するソリューション製品の選定を手掛ける増田氏がgusuku Customineを知り「これはちょうど良い!」と自社内への導入が決まりました。同社には「まず自社で使ってみて良いものをお客様に販売する」というポリシーがあります。社内利用の結果が良好であれば外販も行うことが前提の決定でした。

  このことを営業の藤木氏は「JavaScriptを勉強しようとしたが挫折したところに、ヒーローとしてgusuku Customine が登場した。」と表現されています。

  同社で真っ先にgusuku Customineを試したのはBPA推進部でした。同部署の主要メンバーは、システム開発については素人レベルのため、何度も不明点に悩まされながらも、アールスリーのチャットサポートをフル活用することで目的の業務改善アプリの開発を成功させました。そんな西村氏はgusuku Customineとの最初の出会いの時を「ITの素人からすると難しいツールでした。」と振り返ります。

 「ITの素人である私達BPA推進部が、IF文や分岐の考え方を理解し、人が行っている作業手順をプログラムにやってもらえるように順序立てて整理できるようになったことは、私と部署のみんなにとっての最大の効果でした。これを覚えてgusuku Customine を使えるようになったことで、他の業務でも応用が効くようになりました。部署のみんなが与えられた業務を淡々とこなすだけではなく、色々な業務を自分の頭で考えて改善できるようになったのです。」と西村氏。

チャットサポートへの問い合わせ画面

【運用と効果】バックオフィスで5人分の業務削減/年100万円以上のSFAツール利用料削減に成功

 NDIソリューションズ株式会社様のgusuku Customineの効果は大きく3つあります。

1.バックオフィスの業務では5人分の業務を効率化

 BPA推進部ではバックオフィス担当として、仕入先からの見積もり取得や発注、保守契約管理、常駐パートナーSEとの契約手続きなどを行っています。それらの業務を「kintone x gusukuCustomine」で効率化しました。代表的なアプリとその効果を3つ紹介します。

 1つ目の「物販の販売管理アプリ」は基幹システムにデータを送るための入力窓口アプリです。gusukuCustomineで検索機能や同アプリから他アプリにデータを転記した場合にその転記先URLを書き残しておく機能を実装しました。物販業務は色々な部署が連携して進めています。以前は部門間の情報共有や資料の受け渡しは各自がメールやチャットなど好きなツールで行っていたので情報がバラバラに存在しており、必要資料を探すのに1案件30分も費やすことがありました。現在は同アプリに全ての情報が集約されているので資料を探す手間はなくなりました。

 2つ目は保守契約管理のための「契約更新」と「解約」アプリです。お客様との保守契約一つの中に複数製品が含まれていることがあります。その中で一部の製品のみを保守解約するケースがあり、従来は、「契約更新」アプリに入力された情報を元に手動で「解約」アプリに必要な情報を転記していました。これをgusuku Customine を使うことで、一部の解約品を契約更新アプリから解約アプリに転記する機能を実装しました。「契約更新」アプリにて解約品のチェックボックスを選ぶだけになったので手間と転記ミスが無くなりました。

 3つ目は「常駐パートナーSE契約管理」アプリです。これまで紙の契約書を30名の常駐パートナーSEに対して3ヶ月に1回作成していましたがクラウドサインを活用した同アプリで契約書の電子化を行ったので、契約書作成・捺印回収業務が丸々無くなりました。

 「BPA推進部は定年退職や家庭の事情でkintoneが社内に浸透する前と比べると5人も社員が減りましたが、少ない人数で当時と同じ量の業務を回せています。これはkintone× gusuku Customineによる業務効率化の効果が大きいと感じています。」と西村氏。

BPA推進部で活用しているkintoneアプリ

2.SFAツール利用料を年100万円以上も削減

 営業部門の主力kintoneアプリはSFAアプリです。このアプリを作れたのはgusuku Customineの検索機能のおかげでした。

 「gusuku Customineの有効性として検索機能をとても評価しています。kintoneの標準検索機能ではSFAや案件管理の数万件にも及ぶレコードを処理できませんでしたが、gusuku Customineの簡易検索フィールドを用いれば十分な検索が可能になりました。以前利用していたSFAツールよりもこの点でうまく動いています。この成功体験から、今では、どのアプリにもgusukuCustomineが必須だよねと社内では誰もが考えています。嬉しいことに、前SFAツールには年間100万円以上も払っていたのでそのコストも削減できました。」と増田氏。

 SFAアプリの次には案件情報と連携するSEワークフローアプリを作成しました。SEがサービスを行うシステム開発や基盤構築等のサービスビジネスの管理が目的のアプリで、SE工数の積算や契約書の作成・SEのプロジェクトアサインなどを行っています。以前は案件の内容を営業が書き起こしてSEに見積り依頼をしていましたが、今はSFAアプリの案件情報をSEワークフローアプリに自動連携し、SEと共有しているので、見積り作成業務の手間や伝達の齟齬が解消されました。また、以前は分断していたSFAツールとSEワークフローツールを連携できたおかげで営業数字の把握も劇的に効率化されました。基幹業務システムとして今では無くてはならないアプリの一つです。

 次のステップとして先述の物販管理アプリや保守管理アプリとSFAアプリの連携を計画しています。これにより営業系の業務プロセスの大半が効率的に回るようになる見込みです。

3.在宅ワークを支えるプラットフォームに

 2020年の新型コロナウィルスによって全社一斉のリモートワークとなった際も、主要な業務システムをkintone等でクラウド化していたことと、契約書等の紙の業務のデジタル化を推進していたおかげで、スムーズに在宅ワークに移行できました。一般的にリモートワークが難しいといわれるバックオフィス担当のBPA推進部ですらも当番制で郵便物の確認に出社するのみで、ほとんどの業務が問題なく在宅で行えるようになっていました。

【今後の展望】自社のkintone活用事例を「ショーケース」化し外販に利用

 全国的な在宅ワーク促進で業務デジタル化のニーズが高まっていることもあり、営業部門ではkintoneとgusukuCustomineを利用したソリューションの販売もはじめました。

 元々ソリューション営業を手掛ける営業部では、お客様にkintoneを提案する際に標準機能では物足りないところがあることで困っていました。営業の藤木氏はJavaScriptに頼らずアプリ開発ができるツールと聞いて自社利用より前にgusukuCustomineのフリープランを試すなど、解決策を模索していました。それが、自社利用をきっかけにgusukuCustomineを現場の声で伝えられることとなり、提案の幅が一気に広がりました。

 「お客様から案件管理や顧客管理の相談をいただくことが増えています。そんな時は自社のSFAアプリの活用事例をショーケースに見立ててお見せしています。お客様にはコレ良いね!と、とても喜んでいただいています。」と営業の藤木氏。

 「gusuku Customineはkintoneの価値を最大化できる非常に良いツールです。最大の効果はビジネススピードを劇的に上げてくれることですね。1例ですが、当社の新サービスの受注処理・SE見積り・パートナーへの発注・自社SEアサインの一連の業務プロセスをgusuku Customineを活用したkintoneアプリに置換え、さらにRPAで自動化したところ従来の1/10の時間に短縮できました。つまり10倍速のビジネススピードと言えます。もしあなたがJavaScriptカスタマイズに挑もうとしていたり、挫折したりしているならば、gusukuCustomineがあれば大丈夫です。こちらの世界にいらしてください。」と増田氏。

コロナ禍のため取材はオンラインで行いました。一番左から増田氏、藤木氏、西村氏です。


貴重なお話をありがとうございました。

取材 2020年9月

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