明海グループ株式会社様 介護付有料老人ホーム 櫻苑様 事例紹介

公開日:2023-12-22

明海グループ株式会社
代表取締役社長CEO 内田 貴也 様
ITグループ チーム長代理 大野 勇介 様
明海興産株式会社
営業第三部 取締役部長 横尾 嘉章 様
介護付有料老人ホーム 櫻苑 施設長 石橋 圭太 様

明海グループ株式会社では2022年1月にkintoneを導入すると同時に、ノーコードでkintoneをカスタマイズできるgusuku Customineの利用を開始して稟議や人事考課アプリを作成されました。その後アールスリーのkintone開発伴走サービスgusuku Boostoneの併用で高度なkintoneアプリを次々とリリースし、年4,000時間もの業務効率化に王手をかけておられます。今回は、kintoneアプリの開発を担うグループ本部と稟議アプリを現場で活用する介護付有料老人ホーム櫻苑の皆様に、kintone導入の経緯やアールスリーの伴走サービスの効果についてうかがいました。

海運事業を中心に、介護・保育・不動産など数多くの事業を手掛ける会社

Q:最初に、明海グループ株式会社について教えてください。

代表取締役社長 内田様

明海グループ株式会社では海運事業を主軸にしながら、介護付有料老人ホーム・保育園・ホテル&リゾートなど多くの事業を手掛けています。

Q:今回中心的にお話をうかがう介護部門についてお聞かせください。

明海興産株式会社 横尾様

明海グループの中で介護と保育事業を営むのが明海興産です。本社は神戸で、施設は大阪・鳥取・太宰府にあります。私は4つの介護施設を統括しています。その介護施設の一つが櫻苑です。

アナログで紙だらけの業務フローを改革したい

Q:それでは、kintone導入前の課題について教えてください。

内田様

以前は稟議や人事考課を書類で行っており、社内は紙だらけでした。例えば九州の施設の稟議では、神戸本社に稟議書を郵送し、本社は捺印後に九州に返送、戻った稟議書をキャビネットに保管するという具合です。そのため、稟議が終わるまでに時間がかかる、どこかに埋もれて届かない、キャビネットに行かないと履歴の確認ができないなどで非効率的でした。これをシステムで解決しようと思いました。

書類中心の業務フローで効率が悪い状態だったと語る内田様

横尾様

出張が多く決裁できる日が限られていることもあり、稟議には1〜3週間はかかっていました。何の稟議か忘れるくらい前のものが回ってくることもありましたし、不足書類がある場合は差し戻して追加書類を受け取るまでにさらに時間が必要でした。また稟議書には自由記入の項目が多く記述ルールも決まっていなかったので、同じ目的の稟議でも拠点により表記がバラバラでした。

横尾様は出張が多く、神戸本社にいない時は承認作業ができなかった

櫻苑 石橋様

稟議書は採用・入居契約・物品購入・業者さんの選定など色々な種類がありExcelで作成していました。作成にあたり添付資料をいくつも集め、それらを手作業で打ち込むのに多くの手間がかかりました。

承認まで時間がかかるので石橋様は本部に問い合わせることも多かった

kintoneとgusuku Customineがあればやりたいことが殆どできる

Q:稟議や人事考課をするためのツールは色々ある中で、kintoneを選んだ理由は何でしたか?

内田様

当社グループには約30のグループ会社があり、複数の会社を兼務している役員もいます。例えば私は20社ほど、横尾さんは5社ほどの兼務で、色々な会社から稟議が上がってきます。そんな事情から複数の会社の決裁を1システムで実行できるサービスを探しましたが、なかなか良いものが見つかりませんでした。かといって一からシステムを開発するには荷が重すぎます。この希望をkintoneなら実現できそうだったので導入を決めました。

Q:kintoneのご契約とほぼ同時にノーコードでkintoneをカスタマイズできるgusuku Customineの利用も開始されていますが、導入の決め手を教えてください。

内田様

初めてkintoneアプリを作るため、YouTubeで30時間以上かけて使い方の勉強をしました。その中でExcelへのデータ出力や定時実行など、当社が求める機能をkintoneに追加できるサービスやプラグインを調べました。結果gusuku Customineとトヨクモさんの製品があればやりたいことがほぼできるだけでなく、費用的にも最小になると分かったので導入を決めました。

大野様

正直なところgusuku Customineは少し高いと思いましたが、使用量が多くなるほど価格メリットが高まることに気づき、すごい、これにしよう!と思いました。

社長と若手社員が社長室にこもり、勉強しながらアプリを開発

Q:最初に開発したアプリについて教えてください。

内田様

最初は大野さんと2人で稟議アプリを作りました。kintoneやgusuku Customineで何ができるのか分からないと今後アプリを増やす時に指示ができません。また承認する立場になったことがない人が稟議フローを作ったり、内部監査を受けたことがない人が監査の視点でアプリを作るのは難しいでしょう。そのため1つめのアプリは自分で作ろうと思ったのです。

大野様

最初のアプリは、社長がアプリの設計を行い私が開発を行う形で作りました。すぐに人事考課アプリも作り始め、直近の人事考課が3ヶ月後だったことから、それまでに絶対に作ると決めて完成させました。このあたりから各部署の若手社員を集め、社長室に夕方に集まってはkintoneの勉強会を行うようになりました。アプリ開発を学ぶために新入社員の自己紹介を登録するアプリを作ったり、それぞれが習得したノウハウを教え合ったりもしました。

稟議アプリには1年弱で895件のレコードが登録され、紙の削減や承認スピードの改善に寄与している

現場の声を聞きながら稟議アプリをアジャイル方式で改善

Q:稟議アプリには約900件もレコードがたまっていて活用されていることが伝わってきますが、最初からスムーズに利用が進んだのでしょうか?

内田様

稟議アプリのリリース後は現場の要望を聞きながらアジャイル方式で改善を進めました。例えば、決裁年月日を入力するのに4クリックも必要だったので、ポップアップから日付を選択する方法に変更しました。またリリース直後はkintoneに不慣れなことから不備があるまま提出するケースが目立ったので、稟議の引き戻し(作業者を自分に戻す)機能を実装しました。このように業務効率が良くなるように色々な点を変更しています。

gusuku Customineの稟議書引き戻し機能に関する画面

約4,000枚の紙と郵送コストの削減に成功。決裁も1〜2日で完了

Q:gusuku Customineを使いこなしておられて感動しました。稟議アプリではどのような導入効果を得られましたか?

内田様

当社グループ全体で、年間4,000枚の紙、郵送コスト、作業時間を削減できたことになります。介護4施設だけでも、施設あたり年間100稟議で使用していた1,000枚の紙がゼロになります。またkintoneアプリで承認済みのデータを閲覧できるようになり情報共有が進みました。必要に応じて書類を検索できるので内部監査もラクになるでしょう。

横尾様

出張先で各地の施設からあがってくる稟議を承認できるので、一週間以上かかっていた決裁までの期間は1 〜2日まで短縮されました。

出張先からタブレットで承認作業を行えるようになった

石橋様

稟議アプリでは入力内容が決まっているので記入方法が分かりやすいです。特に職員の採用稟議が書きやすくなり助かっています。

入力項目が分かりやすくなり稟議書の作成がラクになった

プロが隣に座っているかのように色々質問できる環境が必要になった

Q:2022年5月にアールスリーの伴走支援サービスgusuku Boostoneを併用いただくようになりましたが、ご利用の経緯を教えてください。

内田様

稟議アプリや人事考課アプリの開発が一通り終わった頃、より難しいカスタマイズをするために知識が必要になり伴走サービスを頼みたくなりました。時間を買う感覚とでも言うのでしょうか。大型化したアプリでは、行き止まりの道を進んでいた場合に、やり直しに何日もかかってしまいます。早い段階で開発の筋道を知りたいので、プロが隣に座っているかのように、気軽に色々質問できるような環境が必要だったのです。また私には社員に教える時間がないので教育もお願いしたかったです。そこでgusuku Customineの開発元のアールスリーに伴走を依頼することにしました。

大野様

自分たちでアプリの作り方を考えていると、できること・できないことを調べるだけでもかなりの時間が必要でした。プロにできる・できないを教えてもらえるだけでとても効率的になりそうでした。

アールスリー開発者による解説動画をアーカイブして学習に利用

Q:伴走サービスgusuku Boostoneは現在どのように活用いただいているのでしょうか?

内田様

毎月5時間のアールスリーへWeb会議で相談できる時間があり、開発担当者がミーティングに参加してその時々の開発について質問をします。時間に余裕がある時は開発知識のレクチャーをしてもらいます。録画はアーカイブして新人の学習に利用します。

アールスリーへの質問会には色々な部署からアプリ開発者が参加する
kintone研修動画アーカイブ。写真の61・62・71番がアールスリー鈴木の解説動画
アールスリー鈴木が集計処理のレクチャーをする様子。集計処理の考え方を体系的に伝えることで、今後の開発が効率的なものになるように意識して話している

アールスリーの鈴木さんは道を作ってくれている

Q:開発の相談から新人の方の学習までフル活用いただいていて嬉しいです。ぜひ伴走サービスgusuku Boostoneの利用効果について教えてください。

内田様

これまでも色々な作業がkintoneアプリで不要になりましたし、開発中のアプリはもっと大きな効果が見込めます。例えば船関係のシステムが今後完成したら1隻あたり40時間かかる作業が1時間ほどに減ります。船は100隻あるので4,000時間の削減が見込めます。

「アプリの自動化で相当な時間が生まれる」と内田様

大野様

アールスリーの鈴木さんは道を作ってくれていると感じています。相談するようになってからは開発効率が上がりました。ループ処理・Webhook・定期実行などの高度な機能の使い方や、「なにもしない」(※)の上手な使い方を教えてもらってからは、自分たちで開発していた頃と比べてどんどん効率的なカスタマイズができるようになり、使いやすいアプリを作ることができるようになりました。

※gusuku Customineの設定項目「やること」の一つ。これを使うことで効率的な開発ができる。 

現在取り組んでいる船の予算に関するアプリは非常に複雑で、数ヶ月前から相談しながら開発しています。当社の業務を理解してくださっているのでいつも本題から話せて助かりますし、カスタマイズの方向性が間違っている時に一緒に最適な方法を考えてもらえることは本当に有り難いです。もし鈴木さんがいなかったら、行き止まりなのに時間を費やして「やっぱり無理なんだ」とアプリ開発を諦めていたかもしれません。鈴木さんは私のヒーローです!

アールスリー 伴走サービス担当 鈴木

嬉しいお言葉をありがとうございます!これからも効率的な開発ができるように、社内の皆様の学びになるように励みます。今後ともよろしくお願いいたします。

明海グループ様を担当するアールスリーの鈴木

伴走サービスは、kintoneアプリに「自動化」を取り入れたい方におすすめ

Q:最後に、kintoneの伴走サービスを検討中の方にメッセージをお願いします。

内田様

通常のカスタマイズ以上のことをしたい、kintoneアプリの自動化を進めたいといった場合にアールスリーの伴走サービスgusuku Boostoneはおすすめです。ループ処理・Webhook・定期実行などの機能を使おうとすると独学ではなかなか難しくて挫折しがちです。そんな時に伴走があると助かります。gusuku Customineとgusuku Boostoneで色々な作業が自動化できたので、多くのことを手作業でしなくてよくなりました。今も一緒に何千時間も生み出せるような自動化にチャレンジしています。

貴重なお話しをありがとうございました。

取材2023年10月

本事例は取材させていただいた櫻苑様含め、介護事業に関しては以下の施設でご活用いただいています。

櫻苑    :https://sakura-en.jp/

カルム桃山台:https://calme.jp/

はな大宰府 :https://www.hana-dazaifu.com/

うらら皆生 :https://care-net.biz/31/medica-s/